Pomylić się ludzka rzecz. To, czy będziemy się nim przejmować, zależy od tego, czy jest na naszą korzyść, czy też nie. Tym bardziej, jeżeli chodzi o pieniądze.

Do takiego błędu może dojść na przykład w przypadku przelewów związanych z wynagrodzeniami. Nietrudno o omyłkę dokonując wielu transferów jednego dnia na rzecz różnych odbiorców. Błąd w wypłacie, jeżeli zostanie zauważony, powinien zostać niezwłocznie naprawiony. Jak to zrobić? O tym poniżej.

Z czego może wynikać błąd w wypłacie

Błąd w wypłacie może mieć różne podłoża. Większość z nich wynika ze zwykłych pomyłek, o wiele mniej z braku wiedzy czy doświadczenia kadr lub nieprawidłowego działania programu płacowego.

Zastanówmy się zatem, co najczęściej wpływa na źle wyliczone bądź przelane wynagrodzenie.

Pierwszą grupą błędów są tzw. błędy administracyjne (techniczne). Są to omyłki pisarskie lub rachunkowe, przez co prawidłowo wyliczone wynagrodzenie zostaje wprowadzone do programu kadrowego z błędem.

Może chodzić również o niedopatrzenia w kwestii danych pracowników, np. co do zmiany stanowiska, zmiany etatu czy też otrzymania podwyżki (szczególnie należy uważać w przypadku osób zarabiających minimalne wynagrodzenie, gdyż te potrafi zmieniać się nawet dwa razy w roku).

Błąd w wypłacie jest możliwy także w przypadku pomyłki systemu płacowego lub księgowego, jednakże są to naprawdę rzadkie przypadki.

Za drugą grupę błędów możemy uznać problemy z wyliczaniem czasu pracy. Popełnienie błędu w przelewie pensji może być spowodowane niepoprawnym naliczeniem godzin pracy, np. pominięciem nadgodzin bądź nieuwzględnieniem nieobecności pracownika w pracy (przebywającego na zwolnieniu chorobowym, urlopie wypoczynkowym itd.).

Do niewłaściwej wypłaty może też dojść na skutek błędu w systemie rejestracji czasu pracy, między innymi przez nieprawidłowe zatwierdzenie grafików pracy.

Ostatnim rodzajem błędu w wypłacie będzie ten związany z nieprawidłowościami w potrąceniach. Niewłaściwe naliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, nienależycie potrącony podatek dochodowy, czy też nieuwzględnienie potrąceń komorniczych lub innych zobowiązań, będzie prowadziło do wypłacenia wynagrodzenia w błędnej kwocie.

Aby uniknąć większości błędów wystarczy wybrać właściwy program kadrowo-płacowy, który zminimalizuje takie nieprawidłowości. Załóż konto w 360 Kadry i płace:

Kto odpowiada za błąd w wypłacie wynagrodzenia?

Zasada generalna jest prosta – za błąd w wypłacie wynagrodzenia odpowiada pracodawca. Niezależnie czy przelewów dokonuje samodzielnie, czy zleca to innym podmiotom.

Przy czym to, czy korzysta on z outsourcingu, czy też posiada w firmie dział kadr, wpływa na możliwość wyrównania strat, jakie poniósł na skutek nieprawidłowego wypłacenia pensji.

Jeżeli korzysta z firmy zewnętrznej, np. biura rachunkowego, pracodawca ma prawo żądać naprawienia szkody na zasadach określonych w kodeksie cywilnym (m.in. art. 471 KC).

Najczęściej szkody takie jak ta omawiana są wyrównywane z OC biura.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku wewnętrznego działu kadr. Tutaj zastosowanie ma art. 114 KP.

Zgodnie z nim pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach prawa pracy.

Oznacza to, że wyłączona zostaje możliwość stosowania przepisów KC o odpowiedzialności za szkodę. Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy oparta jest na zasadzie winy (umyślnej lub nieumyślnej).

W orzecznictwie przyjmuje się, iż przy winie nieumyślnej sprawca wprawdzie przewiduje możliwość wystąpienia szkodliwego skutku, lecz bezpodstawnie przypuszcza, że zdoła go uniknąć, albo też nie przewiduje możliwości nastąpienia tych skutków, choć powinien i może je przewidzieć.

W obu formach chodzi o niedbalstwo (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 maja 2018 roku, sygn. akt: II PK 88/17).

Błąd w wypłacie – co, gdy pracownik otrzymał za wysokie wynagrodzenie?

Pracodawca, lub w jego imieniu osoba pracująca w kadrach, pomyliła się i wysłała na konto pracownika za wysoką pensję.

Co wtedy? Wydawać by się mogło, że wystarczy w następnym miesiącu przelać kwotę pomniejszoną o wspomnianą błędną sumę.

Nie jest to jednak takie proste. Możliwość potrąceń z wynagrodzeń pracowniczych została ograniczona do wypadków określonych w art. 87 KP.

Potrąceniu podlegają wyłącznie następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne.

Jak łatwo zauważyć, w powyższym katalogu zabrakło możliwości potrącenia kwoty wypłaconej pracownikowi w wyniku błędnie wyliczonego wynagrodzenia.

Co zatem może zrobić pracodawca? Powinien porozumieć się z pracownikiem. Potrącenie nadpłaty z pensji jest bowiem możliwe wyłącznie przy pisemnej zgodzie pracownika.

Dokonanie go bez takiej zgody będzie stanowiło naruszenia praw pracowniczych, za co pracodawca może zostać ukarany sankcją administracyjną w kwocie do 30 000 zł.

Jeżeli pracownik nie wyda oświadczenia zezwalającego na potrącenie, pracodawcy pozostaje tylko pozew sądowy przeciwko pracownikowi w przedmiocie bezpodstawnego wzbogacenia z art. 405 KC w zw. z art. 300 KP.

W kwestii drogi sądowej warto wskazać tutaj na wyrok Sądu Najwyższego, który może nieco przyhamować zakusy pracodawcy do pozywania swojego pracownika.

Sąd wskazał bowiem, że pracownik ma prawo uważać, że wynagrodzenie wypłacone przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi podmiotami jest zasadne i zgodne z prawem, więc nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu na podstawie art. 409 KC. (por. wyrok SN z dnia 7 sierpnia 2001 roku, sygn. akt: I PKN 408/00).

Co, gdy pracodawca wypłacił za niskie wynagrodzenie?

Wypłacenie za wysokiego wynagrodzenia może mieć negatywny wpływ na interesy pracodawcy, ale nie tak jak przelanie za niskiej kwoty.

Z racji tego, że pracodawca jest silniejszą stroną stosunku pracy, ustawodawca musi chronić pracowników poprzez udzielanie im wielu mniejszych lub większych przywilejów.

Jednym z nich jest między innymi zakaz dokonywania potrąceń nadpłaty z wynagrodzenia bez ich zgody. Nie są oni także bezbronni w przypadku, gdy otrzymana pensja jest zbyt niska.

Pracownik, który zauważył niedopłatę na swoim rachunku bankowym, powinien w pierwszym kroku skierować pismo do pracodawcy z informacją o zaistniałej sytuacji.

Wskazałem na pismo, a nie np. ustne zapytanie, bowiem forma pisemna może się w przyszłości przydać na wypadek sprawy sądowej.

Jeżeli powyższe nie przyniesie oczekiwanych skutków należy przekazać pracodawcy pisemne wezwanie do zapłaty z określeniem maksymalnego terminu na dokonanie przelewu.

Jeżeli czynności zmierzające do ugodowego załatwienia sprawy nie pomogły, czas na bardziej radykalne kroki.

Tutaj pracownik ma dwie ścieżki – zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy oraz pozew sądowy. Skorzystanie z jednej opcji nie wyłącza opcji drugiej.

Dlatego też w pierwszej kolejności zaleca się zgłoszenie do PIP. Mając na względzie to, jak obecnie działają sądy, z całą pewnością urząd o wiele szybciej podejmie stosowne kroki.

PIP ma 30 dni, licząc od dnia wpłynięcia zawiadomienia, na zbadanie sprawy. Jeżeli uzna, że pracodawca uchybił swoim obowiązkom, wyda wobec niego nakaz wypłaty reszty wynagrodzenia. Nakaz ten ma klauzulę natychmiastowej wykonalności.

Wydanie nakazu przez PIP nie oznacza, że pracodawca wykona swoje obowiązki. W takim wypadku należy udać się do sądu pracy. Proces może jednak potrwać kilka lat. Odnośnie kosztów, to samo zainicjowanie sprawy, o ile wartość przedmiotu sporu jest niższa niż 50 tys. zł, jest bezpłatne.

Inna sprawa to koszty profesjonalnego pełnomocnika, dojazdy na rozprawy, czy też koszty związane z ewentualną przegraną procesu.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego