Co musisz wiedzieć o kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Warto dowiedzieć się, co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy. Dzięki temu kontrola przebiegnie sprawnie.

Czy trzeba bać się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

W większości przypadków sama myśl o jakiejkolwiek kontroli od razu budzi negatywne emocje. W sytuacji, w której otrzymuje się powiadomienie o przewidzianej kontroli automatycznie mogą pojawiać się skrajne odczucia, rozpoczynając od strachu, niepewności przez zdenerwowanie aż do rezygnacji. Takie uczucia, które pojawiają się niezależnie od branży czy doświadczenia, mogą szybko się intensyfikować i rozprzestrzeniać.

Jak można zminimalizować tę pejoratywną otoczkę towarzyszącą pojawieniu się informacji o kontroli? Czy można odpowiednio przygotować się na tę okoliczność?

Często, samo zdobycie większej ilości informacji na dany temat może przynieść spokój, zwiększyć pewność i zminimalizować stres.

Jedno z podstawowych zagadnień, jakiemu trzeba się bliżej przyjrzeć, to kwestia tego, czym jest Państwowa Inspekcja Pracy (w skrócie PIP) i czym się zajmuje. Nie mniej ważną sprawą jest to, jak przebiega sama kontrola oraz jakie obszary podlegają sprawdzeniu.

Co kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy

Podstawowe informacje odnośnie PIP oraz jej działaniach i przeprowadzeniu kontroli można znaleźć w Ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 roku.

Zgodnie z treścią ustawy o PIP jest to organ upoważniony do sprawowania nadzoru oraz kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym Kodeksu pracy. Dotyczy to również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Co więcej, PIP kontroluje przestrzeganie przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz innej pracy zarobkowej.

Na oficjalnej stronie PIP można znaleźć krótki, ale treściwy opis jej działalności. Wskazuje on, że instytucja ta skupia się głównie na skutecznym egzekwowaniu przepisów dotyczących prawa pracy. Osiąga to dzięki efektywnym i ukierunkowanym kontrolom.

Oprócz kontroli skupia się też na działaniach prewencyjnych, które mają na celu zmniejszenie zagrożeń wypadkowych oraz zapewnienie poszanowania prawa pracy.

Do organów Państwowej Inspekcji Pracy należy Główny Inspektor Pracy, okręgowi inspektorzy pracy oraz inspektorzy pracy, którzy działają w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy. Główny Inspektor oraz jego zastępcy wydają upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

 Kto podlega kontroli PIP

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników podlega kontroli PIP. Dotyczy to zarówno zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę, jak i na podstawie umowy zlecenia czy też umowy o dzieło. Nie ma też znaczenia wielkość przedsiębiorstwa czy rodzaj branży, w której się działa.

Kontroli podlegają przedsiębiorcy, na rzecz których osoby fizyczne świadczą pracę. W związku z tym PIP ma prawo skontrolować również osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Państwowa Inspekcja Pracy nie ma obowiązku informowania danego przedsiębiorcy o przeprowadzeniu kontroli. Będzie tak zwłaszcza wtedy, gdy okoliczności uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli. W takim wypadku jej rozpoczęcie może nastąpić o każdej porze dnia, a nawet nocy.

Natomiast, co do zasady – biorąc pod uwagę ogólne przepisy dotyczące kontroli u przedsiębiorców – Inspektor Pracy może poinformować pracodawcę o przewidzianej kontroli drogą pisemną lub telefoniczną.

 Jak wygląda kontrola PIP

W trakcie kontroli inspektor pracy ma prawo przebywać w siedzibie przedsiębiorstwa, w jego filiach oraz w miejscach przeznaczonych do przechowywania dokumentów finansowych oraz kadrowych.

Podczas wykonywania swych obowiązków może swobodnie przemieszczać się po zakładzie pracy, nie jest zobowiązany do posiadania przepustki, ponadto nie podlega rewizji osobistej nawet w przypadku, kiedy jest to zalecane przez daną firmę.

Inspektor przeprowadza oględziny zarówno obiektów i pomieszczeń, jak i stanowisk pracy, samych maszyn i urządzeń, a także sprawdza przebieg procesów technologicznych i pracy.

Inspektorzy PIP mogą utrwalać przebieg i rezultaty oględzin, mogą też wykonać odpisy, a także wyciągi z dokumentów oraz zestawień i obliczeń, które są sporządzane na podstawie dokumentów okazanych przez przedsiębiorcę.

Inspektor ma prawo domagać się przedstawienia pisemnych oraz ustnych informacji, w sprawach, które objęte są kontrolą zarówno od samego podmiotu kontrolowanego, jak i od osób zatrudnionych.

Ponadto inspektor ma prawo zweryfikować tożsamość osób, które wykonują prace oraz osób przebywających na terenie przeprowadzania kontroli.

Warto jednak zaznaczyć, że kontrola nie zawsze musi odbywać się w samej siedzibie przedsiębiorstwa, ponieważ inspektorzy PIP mogą wykonywać swoje zadania również w siedzibach jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy.

Ponadto nowelizacja przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców otwiera możliwość przeprowadzenia kontroli zdalnej albo hybrydowej. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany dostarczyć odpowiednie dokumenty i niezbędne informacje za pomocą maila lub poczty.

Co sprawdza inspektor pracy podczas kontroli

Zgodnie z art. 21 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy postępowanie kontrolne zmierza do ustalenia stanu faktycznego dotyczącego przestrzegania prawa pracy, zwłaszcza przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów odnoszących się do legalności zatrudnienia oraz udokumentowaniem wszystkich ustaleń związanych z wykonywaniem pracy przez inspektora.

Inspektor pracy dokonuje kontroli po pokazaniu upoważnienia do wszczęcia kontroli oraz legitymacji służbowej, która poświadcza jego uprawnienia oraz potwierdza jego tożsamość.

Kontrolowany zakład pracy nie ma możliwości odmówienia współpracy z przedstawicielami PIP, a gdyby ktoś czynnie uchylał się od tego obowiązku, inspektorzy w celu przeprowadzenia niezbędnych czynności mogą skorzystać z pomocy Policji.

Dużo istotnych informacji o przebiegu kontroli znajduje się we wspomnianym upoważnieniu. Można z niego dowiedzieć się o dacie rozpoczęcia, a także przewidywanej dacie zakończenia. Można też tam znaleźć konkretny zakres uprawnień wyznaczonego inspektora w danym postępowaniu, jak i zakres przedmiotowy całej kontroli.

Pracodawca jest zobowiązany współpracować z wyznaczonym inspektorem, ma również obowiązek zapewnić inspektorowi pracy odpowiednie warunki do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników, a także osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Mają również wgląd w akta osobowe oraz w inne niezbędne dokumenty.

W przypadku umów cywilnoprawnych inspektor skupia się na określeniu zgodności z przepisami dotyczącymi wypłaty minimalnej stawki godzinowej oraz sprawdza czy w danym wypadku nie występuje stosunek pracy.

Kontrola PIP kończy się sporządzeniem i podpisaniem protokołu kontroli przez strony. Przedsiębiorca przed podpisaniem protokołu kontroli ma prawo zgłosić zastrzeżenia, przysługuje mu również odwołanie do Okręgowego Inspektora Pracy w ciągu 7 dni od momentu jego przedstawienia.

Dokładny spis tego, jakie obszary kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy można znaleźć w art. 10 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, np. sprawdzenie czy w miejscu pracy dochodzi do mobbingu lub nierównego traktowania, kwestie wynagrodzenia, handlu w niedziele i święta, legalności zatrudnienia, higieny i bezpieczeństwa, w tym związane z wypadkami przy pracy, przyznawaniu urlopów, czasu pracy zgodnego z umową itd.

Jak przygotować się do kontroli PIP

Można wysnuć wniosek, że kluczem do sprawnego przeprowadzenia kontroli jest odpowiednio przygotowana i aktualna dokumentacja. Szczególną uwagę trzeba poświęcić dokumentacji dotyczącej umów o pracę, ewidencji czasu pracy, regulaminowi pracy, szkoleń BHP czy instrukcjom BHP.

Nie mniej ważnym czynnikiem jest prowadzenie działalności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz dbanie o zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy.

Oprócz zapoznania się z samą ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy, warto na co dzień pamiętać o innych aktach prawnych, których regulacje dotyczą pracodawców. Wśród nich można wymienić Kodeks pracy oraz Kodeks cywilny, a także Ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Warto też wziąć pod uwagę, dziedziny, w których pracownicy mogą sądzić, że pracodawca mógł dopuścić się naruszenia przepisów pracy.

Jest to szczególnie istotne, ponieważ aż 1/3 wszystkich inspekcji została wszczęta na podstawie skargi.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistę Jakuba Chmieleckiego