Wielu pracowników, oprócz wynagrodzenia bazowego, może liczyć również na inne, dodatkowe jego składniki. W sektorze publicznym jednym z najpopularniejszych składowych pensji jest dodatek funkcyjny.

Nie przysługuje on jednak każdemu pracownikowi, a jedynie tym, którzy spełniają określone warunki. Jego zadaniem jest nagrodzenie pracowników za wykonywanie dodatkowych obowiązków oraz przyjmowanie większej odpowiedzialności.

Najczęściej zatem trafia do osób zajmujących wyższe stanowiska, m.in. menedżerów i kierowników.

Ten rodzaj gratyfikacji nie jest jednak jasno określony w przepisach prawa, nie znajdziemy go w Kodeksie pracy. Warto zatem wyjaśnić czym dokładnie jest dodatek funkcyjny, komu przysługuje i w jaki sposób się go nalicza.

Czym jest dodatek funkcyjny?

Najprościej rzecz ujmując dodatek funkcyjny to jeden z elementów wynagrodzenia pracownika. W przeciwieństwie jednak do wynagrodzenia zasadniczego ma on charakter fakultatywny.

Może być wypłacany jedynie gdy pracodawca przewiduje taką możliwość, a pracownik spełnia określone przesłanki. „Fakultatywność” nie oznacza jednak dowolności w jego przyznawaniu. Zasady są sztywne – jeśli pracownik spełnia warunki, dodatek funkcyjny mu przysługuje.

Dodatek funkcyjny jest przyznawany z tytułu pełnienia przez osobę zatrudnioną w zakładzie określonej funkcji w jego strukturze organizacyjnej.

Chodzi głównie o funkcje nadzorcze lub kierownicze, które wiążą się z ponadprogramowymi obowiązkami oraz zwiększoną odpowiedzialnością.

W praktyce ten element wynagrodzenia jest najczęściej przyznawany w sektorze publicznym, tj. w urzędach, służbach mundurowych oraz służbie zdrowia.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby taki składnik został przewidziany w regulaminie wynagradzania u pracodawcy prywatnego.

Komu przysługuje dodatek funkcyjny?

Jak już zauważyłem we wstępie, dodatek funkcyjny nie został określony w Kodeksie pracy. Nie oznacza to jednak, że nie ma on żadnej podstawy prawnej.

Ma, tyle że znajdziemy ją w różnych rozporządzeniach Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników sektora publicznego (np. pracowników samorządowych).

Ponadto szczegółowe informacje pracodawcy określają w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy, regulamin wynagrodzenia).

Ciężko zatem wskazać na jeden konkretny akt prawny wskazujący komu dokładnie jest przyznawany dodatek.

Możemy jednak wyliczyć te grupy pracowników, które najczęściej mogą na niego liczyć, a są to:

• nauczyciele zajmujący stanowiska kierownicze w szkołach i placówkach oświatowych (w szczególności dyrektor, wicedyrektor);

• urzędnicy pełniący funkcje kierownicze w jednostkach administracji publicznej (w urzędach);
• pracownicy samorządowi pełniący funkcje kierownicze;
• sędziowie, prokuratorzy i inni pracownicy sądów i prokuratur pełniący funkcje przewodniczących wydziałów.

Pracodawcy prywatni rzadziej korzystają z możliwości przyznawania dodatku funkcyjnego, nie oznacza to jednak, że w tym sektorze w ogóle tego nie uświadczymy.

Jeżeli przewiduje się taki dodatek do wynagrodzenia, to zazwyczaj zarezerwowany jest on dla kierowników działów, menedżerów czy też brygadzistów.

Ile wynosi dodatek funkcyjny?

Od razu zaznaczę, że nie znajdziemy jednego aktu prawnego, który dokładnie określałby, ile wynosi dodatek funkcyjny przy pełnieniu danej funkcji.

Wszystko tu zależy od zakładu pracy oraz tego, jaki dokument reguluje zasady przyznawania tego składnika wynagrodzenia (czy rozporządzenie Rady Ministrów, czy też wewnętrzny regulamin wynagrodzeń).

Osoby zatrudnione w sektorze publicznym mogą liczyć na odgórne przepisy, które będą wskazywały, na jakie kwoty mogą liczyć.

Zazwyczaj ustawodawca nie wskazuje określonych kwot, a bardziej widełki czy procent wynagrodzenia.

W firmach prywatnych zasady wypłacania dodatku zależne są od woli pracodawcy, przy czym mogą być one negocjowane przez pracowników oraz organizacje pracownicze.

Istnieje kilka metoda ustalania wysokości dodatku funkcyjnego.

Najczęściej stosowane są:

• określenia kwotowe – dodatek ustalony jest na stałym poziomie finansowym, np. dla każdego pracownika wynosi on 500 zł miesięcznie;
• procent wynagrodzenia zasadniczego pracownika – wysokość dodatku zależna jest od stawki oraz wynagrodzenia samego pracownika, np. 10% miesięcznego wynagrodzenia;
• widełki kwotowe lub procentowe – pracodawca decyduje o tym, w jakiej wysokości pracownik będzie otrzymywał dodatek w danym okresie, np. od 20% do 60% procent jego wynagrodzenia zasadniczego.

Za przykład niech posłuży dodatek funkcyjny dla nauczyciela. Ustalany jest on przez rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw dla nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez organy administracji rządowej.

Przepis §  3. ust. 1. wskazuje, iż nauczycielowi, któremu powierzono stanowisko dyrektora lub wicedyrektora szkoły albo inne stanowisko kierownicze przewidziane w statucie szkoły, przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości nie niższej niż 5% i nie wyższej niż 100% otrzymywanego przez nauczyciela wynagrodzenia zasadniczego.

W sektorze prywatnym wszystko zależy od polityki płacowej danego zakładu pracy, treści umowy o pracę czy też układu zbiorowego pracy.

Jednakże najczęściej stosowane metody są takie same jak w urzędach (stała kwota, procent od wynagrodzenia).

Czy dodatek funkcyjny wchodzi w skład pensji minimalnej?

Niestety dla pracowników – tak.

Jak możemy przeczytać w ust. 4 art. 6 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, do wynagrodzenia minimalnego wlicza się wszystkie składniki wynagrodzenia wynikające z umowy o pracę.

Wyjątek tutaj stanowią nagrody jubileuszowe, odprawy pieniężne, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej, a także dodatek do stażu pracy i za szczególne warunki pracy (art. 6 ust. 5 ustawy). Jak jednak widać, nie znajdziemy tutaj dodatku funkcyjnego.

Dodatek funkcyjny jako składnik wynagrodzenia za pracę, nieuwzględniony w wyżej wskazanym art. 6 ust. 5 ustawy, podlega uwzględnieniu przy obliczaniu tego, czy pracownik osiąga minimalne wynagrodzenie za pracę.

Ustalając zatem na umowie o pracę wynagrodzenie minimalne i przyznając dodatek funkcyjny, pracodawca jest uprawniony ustalić pracownikowi niższe wynagrodzenie zasadnicze właśnie o wartość tego dodatku.

Czy dodatek funkcyjny wlicza się do emerytury?

Dodatek funkcyjny podlega opodatkowaniu za zasadach ogólnych. To jednak, czy zostanie on wliczony do emerytury, zależy od przepisów wewnątrzzakładowych. Jeśli polityka pracodawcy zakłada objęcie go oskładkowaniem, zostanie wliczony do podstawy emerytalnej. Jeśli jednak dodatek funkcyjny nie stanowił składnika wynagrodzenia, od którego odprowadzano składki emerytalne, nie zostanie uwzględniony przy obliczaniu wysokości emerytury.

Kiedy pracodawca może odebrać dodatek funkcyjny?

Dodatek funkcyjny powinien być wypłacany zawsze wtedy, gdy pracownik spełnia warunki określone w danych zakładzie pracy.

Pracodawca nie może, działając na podstawie rozporządzenia lub regulaminu wewnętrznego, nie stosować się do ogólnokrajowych lub własnych przepisów i przyznawać dodatek na zasadzie dowolności.

Są jednak sytuacje, w których pracodawca może odebrać pracownikowi prawo do uzyskiwania omawianego składnika wynagrodzenia, będzie tak jeśli:

1. pracownik przestał zajmować określoną funkcję, z tytułu której przysługiwał dodatek funkcyjny (np. przestaje być dyrektorem placówki edukacyjnej);
2. czasowo zawieszono obowiązki pracownika związane z daną funkcją – np. w czasie urlopu bezpłatnego, zawieszenia w pełnieniu obowiązków lub długotrwałej nieobecności;
3. zaszły zmiany przepisów – treść zakładowego regulaminu wynagradzania lub innego aktu wewnętrznego uległa zmianie, przez co pracownik przestaje spełniać przesłanki uprawniające do dodatku funkcyjnego.

Pracodawca nie może zatem samodzielnie decydować, czy wypłacić dodatek funkcyjny danemu pracownikowi, czy też nie. Jeżeli warunki zostały spełnione, pracownik ma pełne prawo do otrzymania tego składnika wynagrodzenia.

Pracodawca uzyskuje uprawnienie do zaprzestania wypłacania dodatku, wyłącznie jeżeli wskazują na to przepisy prawa pracy lub aktów wewnątrzzakładowych.

W przeciwnym razie może narazić się na zarzut naruszenia prawa pracy, co często wiąże się z wysokimi karami finansowymi.

Dodatek funkcyjny to nie tylko dodatkowe wynagrodzenie

Dodatek funkcyjny to nie tylko dodatkowy element wynagrodzenia, to również (albo i przede wszystkim) wyraz uznania dla osób pełniących odpowiedzialne funkcje w firmie.

Zwiększenie odpowiedzialności to także większy stres i mniej czasu wolnego dla siebie i bliskich. Taki rodzaj poświęcenia powinien być adekwatnie wynagradzany.

Dlatego też ustawodawca nie zdecydował się na sztywne ustalenie stawek dodatku funkcyjnego. Każdy pracodawca może sam zdecydować, w jaki sposób zamierza „docenić” swoich pracowników.

Omawiany składnik przysługuje wyłącznie tym pracownikom, którzy spełniają określone kryteria, natomiast jego wysokość i zasady przyznawania zależą od rodzaju zatrudnienia oraz przepisów regulujących dany zawód lub instytucję.

Nie ma tutaj jednak mowy o uznaniowości przy jego wypłacaniu – jeśli pracownik spełnia określone warunki, dodatek musi być wypłacany.

W innym wypadku pracownik ma prawo domagania się spełnienia tego obowiązku w sądzie pracy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego