Dokumenty kadrowe potrzebne do zatrudnienia pracownika

Pracodawca przed zatrudnieniem pracownika ma obowiązek skompletować dokumenty wymagane przez prawo.

Sprawdź jakie i kto za to płaci.

Co powinien zawierać komplet dokumentów dla nowego pracownika?

Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z obowiązkiem dopełnienia wielu formalności. Zanim taka osoba podpiszę umowę o pracę trzeba skompletować sporo dokumentów, które trafią do akt osobowych pracownika. Do najważniejszych z nich należą:

• kwestionariusz osobowy,
• skierowanie na badania lekarskie,
• informacja o warunkach zatrudnienia,
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
• wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych,
• karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Oprócz obowiązkowych dokumentów pracodawca może też przyjąć oświadczenie pracownika na formularzu PIT-2 oraz jego decyzje związane z PPK.

Należy przy tym pamiętać, że nie są to pozycje obowiązkowe. Niemniej jednak warto zebrać takie informacje od nowego pracownika już na początku zatrudnienia. Pomoże to usprawnić procesy kadrowe.

Co powinien zawierać kwestionariusz osobowy?

Występują 2 rodzaje kwestionariuszy osobowych. Pierwszy przeznaczony jest dla kandydatów do pracy i zawiera nieco węższy zakres danych. Jest to związane z ochroną danych osobowych i zasadą minimalizacji, która wskazuje, że nie powinno się zbierać więcej danych niż jest niezbędnie konieczne.

Kwestionariusz kandydata do pracy może zawierać pytania o następujące dane:

• nazwisko,
• imię (imiona),
• adres email,
• wykształcenie,
• numer telefonu,
• informacje dotyczące uprawnień pracowniczych,
• informacja o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Drugim rodzajem kwestionariusza jest kwestionariusz osobowy dla pracownika. To jakie dane można zbierać określa art. 22¹ Kodeksu pracy.

Zgodnie z tymi przepisami taki kwestionariusz może zawierać następujące dane:

• numer PESEL,
• dane o wykształceniu,
• adres korespondencyjny,
• numer rachunku płatniczego,
• dane członków najbliższej rodziny,
• dane o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W przypadku osób, które nie mają numeru PESEL pracodawca może żądać podania rodzaju i numeru dokumentu tożsamości. Te dane będą konieczne przy zgłoszeniu takiej osoby do ubezpieczeń społecznych.

Pracownik może złożyć też wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W tym wypadku nie musi podawać on pracodawcy numeru konta bankowego.

Kto płaci za skierowanie pracownika na badania lekarskie?

Pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na wstępne badania lekarskie. Takie badanie może przeprowadzić wyłącznie lekarz medycyny pracy.

Ponieważ pracodawca nie może dopuścić do wykonywania pracy osoby, która nie ma aktualnych badań lekarskich, to takie badanie musi odbyć się jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy.

Co ważne, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy, orzeczenie lekarskie powinien wydać lekarz z jednostki medycznej, z którą pracodawca ma podpisaną umowę na realizację świadczeń z zakresu medycyny pracy.

Skierowanie na badania powinno być wystawione w trzech egzemplarzach. Na jednym przyszły pracownik kwituje odbiór skierowania.

Ten dokument trafia potem do akt osobowych do części A. Dwa pozostałe egzemplarze zabiera przyszły pracownik – jeden z nich przeznaczony jest dla lekarza, a drugi dla pracownika.

Za każde skierowanie do lekarza medycyny pracy płaci pracodawca. Dotyczy to zarówno badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Nie ma przy tym znaczenia, że przy badaniu wstępnym taka osoba nie jest jeszcze zatrudniona. Jedyną różnicą w stosunku do zatrudnionych pracowników jest to, że kandydatowi do pracy nie przysługuje zwrot kosztów dojazdu w przypadku gdy przyszły pracodawca skieruje go na badania do innej miejscowości.

Kto płaci za szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy?

Każdy pracownik zatrudniony w nowym miejscu pracy powinien przejść szkolenie BHP. Takie szkolenie powinno odbywać się w czasie pracy pracowników.

Pełny koszt takiego szkolenia ponosi pracodawca. Obowiązek przeprowadzenia takich szkoleń nakłada na pracodawcę art. 94 pkt 4 Kodeksu pracy.

Takie szkolenia wykonuje się nie tylko przy przyjmowaniu pracownika na nowe stanowisko pracy, ale też później w trakcie okresu zatrudnienia.

To, ile czasu ważne jest takie szkolenie, zależy od rodzaju wykonywanej pracy. Czas ten wynosi od 3 lat w przypadku kadry robotniczej, nawet do 6 lat dla pracowników administracyjno-biurowych.

Oprócz szkolenia wstępnego, pracodawca ma też obowiązek przeprowadzić szkolenie okresowe. Czas, w jakim należy je wykonać to 12 miesięcy od daty przyjęcia do pracy.

Wyjątkiem jest kadra kierownicza, która musi przejść takie szkolenie w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy. Koszt takiego szkolenia również ponosi pracodawca.

Kiedy trzeba przekazać informację o warunkach zatrudnienia?

Tę kwestię reguluje art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Pracodawca ma na to 7 dni od daty dopuszczenia pracownika do pracy. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie by zrobić to przy okazji wypełniania innych dokumentów potrzebnych do zatrudnienia pracownika.

Wśród obowiązkowych danych, które trzeba przekazać nowemu pracownikowi, można wymienić następujące informacje:

• przerwy w pracy,
• prawo do szkoleń,
• zasady dotyczące nadgodzin,
• dobowy i tygodniowy odpoczynek,
• zasady rozwiązania stosunku pracy,
• zasady dotyczące pracy zmianowej,
• wymiar urlopu i zasady jego udzielania,
• przysługujące składniki wynagrodzenia,
• dobowa i tygodniowa norma czasu pracy,
• dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy.

Dodatkowo pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, czy zawarto układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe.

W przypadku gdy takie porozumienie jest zawarte poza miejscem zatrudnienia przez wspólne organy bądź instytucje, to pracodawca powinien podać pracownikowi nazwy tych organów bądź instytucji.

Jeśli u danego pracodawcy nie ustalono regulaminu pracy, to powinien on też poinformować pracownika o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę.

Ponadto musi przekazać informacje o ustalonej w danym zakładzie porze nocnej, jak również o przyjętym sposobie potwierdzania rozpoczęcia pracy przez pracowników, a także o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w miejscu pracy.

Ile czasu jest na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Termin na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych jest określony w przepisach i wynosi 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Pracodawca wypełnia wtedy druk ZUS ZUA i przekazuje go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli zatrudnia nie więcej niż 5 osób, to może zrobić to w formie papierowej.

W przypadku większej liczby zatrudnionych niezbędna jest forma elektroniczna.

Deklaracje można wysyłać przy pomocy programu Płatnik. Można też korzystać z programów księgowych, które mają wbudowany moduł do obsługi kadr.

Dzięki temu wysyłkę dokumentów do ZUS można zrealizować bezpośrednio z poziomu programu księgowego, co znacznie ułatwia całą operację.

Dodatkowe dokumenty kadrowe przy zatrudnieniu pracownika

Każdy pracownik może złożyć formularz PIT-2. Pełna nazwa tego formularza to “Oświadczenia / Wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

Według wcześniejszego stanu prawnego taki dokument trzeba było złożyć przed rozpoczęciem pracy u danego pracodawcy. Dodatkowo dokument ten można było złożyć tylko raz w roku.

Od 1 stycznia 2023 bardzo zmieniły się zasady związane z PIT-2. Formularz ten został znacznie rozbudowany. W obecnym stanie prawnym nie tylko można złożyć go w dowolnym momencie w trakcie roku, ale też można go składać wielokrotnie w ciągu roku.

Najczęściej nie ma takiej potrzeby, ale przepisy przewidują taką możliwość.

PIT-2 najlepiej złożyć zaraz na początku zatrudnienia. W dokumencie tym można upoważnić pracodawcę do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w związku z pracą poza miejscem zamieszkania.

Wskazuje się też w nim czy pracownik będzie korzystał z kwoty wolnej od podatku. Można też wskazać na dodatkowe ulgi podatkowe, z których będzie korzystał pracownik. Ma to znaczenie przy wyliczaniu wynagrodzenia.

Pracodawca musi uwzględnić dane z tego oświadczenia w kolejnym miesiącu po złożeniu tego dokumentu. Przy czym pracownik ma prawo do złożenia PIT-2, ale nie jest to jego obowiązkiem.

Pracownik może też złożyć oświadczenie o rezygnacji z PPK lub oświadczenie, w którym wskaże dotychczasowe rachunki PPK. W tym drugim przypadku pracodawca może wystąpić do instytucji finansowej, w której do tej pory były gromadzone środki, o przetransferowanie ich na nowy rachunek PPK, w tej instytucji, z którą ma podpisaną umowę. W ten sposób wszystkie zgromadzone w PPK środki będą w jednym miejscu.

W przypadku osób, które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 roku życia, przystąpienie do PPK odbywa się na ich wniosek. Można go złożyć w dowolnym momencie, ale najlepiej zrobić to od razu w chwili, gdy pracodawca kompletuje całą dokumentację pracowniczą.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego