Ekwiwalenty pracownicze a składki ZUS

Każdy pracownik, poświęcając swój czas i energię dla pracodawcy, liczy na uczciwe wynagrodzenie. Najczęściej chodzi tu o kwotę, na jaką umówił się z przełożonym w czasie zawierania umowy o pracę.

Jednakże w niektórych sytuacjach, przelane powinno być nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również inne dodatki, w tym ekwiwalenty pieniężne.

Dla pracownika w zasadzie liczyć się jedynie to jaka suma pojawi się na jego koncie, dla pracodawcy prócz przekazanej kwoty, znaczenie ma również to czy stanowi ona podstawę wyliczania wysokości składek ZUS.

Czy zatem ekwiwalenty pracownicze są brane pod uwagę, przy wyliczaniu obciążenia przekazywanego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych?

Ekwiwalenty pracownicze – o czym mowa?

Ekwiwalenty pracownicze (zwane również ekwiwalentami pieniężnymi) są to środki pieniężne, które pracodawca wypłaca pracownikowi obok wynagrodzenia zasadniczego, w zamian za przysługujące mu, a niewykorzystane, świadczenia. Wartość ekwiwalentu powinna odzwierciedlać wartość materialną świadczenia. Prawodawca nie zdecydował się na stworzenie katalogu, w którym wymieniłby określone kwoty, jakie powinny być wypłacone pracownikowi w ramach ekwiwalentu. W każdym przypadku zatem należy obliczyć je w sposób indywidualny.

Do najczęściej występujących ekwiwalentów możemy zaliczyć, te wypłacane za:

• niewykorzystany urlop wypoczynkowy;

• używanie własnej odzieży i obuwia roboczego;
• używanie własnych narzędzi, sprzętu lub materiału;
• pranie odzieży roboczej;
• zakup ubioru służbowego (umundurowanie), którego używanie należy do obowiązków pracownika;
• dojazd do pracy własnym środkiem transportu;
• posiłki i napoje.

Jak ustalić wartość ekwiwalentów pracowniczych?

Ustalenie wartości ekwiwalentów pracowniczych nie zawsze jest takie proste. Niekiedy nie jest wskazane branie pod uwagę ceny nowego sprzętu lub narzędzi.

Jest tak, gdy narzędzia były już wcześniej używane przez pracownika do celów prywatnych. Stąd też niekiedy prawo pracy (w szczególności Kodeks pracy) wskazują, że zasady ustalenia ekwiwalentu pieniężnego powinny zostać określone w regulaminie pracy (jest tak np. w sprawie wykonywania pracy zdalnej).

Przyjmuje się zatem, że wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a dopiero w razie ich braku:

• jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy — według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy;
• jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę — według cen ich zakupu.

Ekwiwalenty pracownicze – zwolnione z ZUS

Listę ekwiwalentów, jaką pracodawca może wypłacić pracownikowi, znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Tam też w § 2 określone zostały, jakie przychody nie stanowią podstawy wymiaru składek.

Są to ekwiwalenty pracownicze za:

• używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego – art. 237⁷ KP stanowi, iż pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny;
• pranie odzieży roboczej — jak wynika z art. 237⁷ KP, pracodawca  jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie, jeżeli jednak nie ma takiej możliwości, pracownik może sam zakupić strój roboczy, w zamian za ekwiwalent pieniężny w wysokości realnych kosztów poniesionych przez pracownika;
• użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika – pracodawca powinien udostępnić pracownikowi niezbędne do wykonywania swoich obowiązków narzędzia, materiały oraz sprzęt. Strony mogą się jednak umówić, iż pracownik będzie wykorzystywał powyższe rzeczy, będące jego własnością. W takim wypadku należy mu się ekwiwalent pieniężny odpowiadający faktycznie poniesionym przez niego wydatkom z tego tytułu;
• zakupiony przez pracownika ubiór służbowy (umundurowanie), którego używanie należy do obowiązków pracownika – w tym wypadku zasady przyznawania ekwiwalentu za zakup umundurowania powinien wynikać z wewnętrznych przepisów zakładowych (np. regulaminu pracy) lub z umowy o pracę.

Co wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS?

Wiemy już jaki rodzaj elementów składających się na wynagrodzenie nie jest wliczana do podstawy wymiaru składek ZUS. Są jednak takie ekwiwalenty pracownicze, od których wartości pracodawca będzie musiał uiszczać do Zakładu określone środki.

Ekwiwalent pracowniczy za niewykorzystany urlop

Pierwszym najczęściej wypłacanym ekwiwalentem jest ten za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Nie znalazł się on w katalogu zwolnień, to też kwota wypłacona pracownikowi powinna zostać oskładkowana.

Oznacza to, że wypłacając pracownikowi rzeczony ekwiwalent pieniężny, pracodawca musi naliczyć od jego wartości składki społeczne i zdrowotną na zasadach ogólnych, a następnie wykazać je w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym pracodawca dokonał wypłaty tego elementu wynagrodzenia.

Ekwiwalent pracowniczy za dojazd do pracy pojazdem prywatnym

Istnieją zakłady pracy, które refundują pracownikowi wydatki poniesione na dojazd do pracy własnym środkiem transportu.

Zasady wyliczania tego ekwiwalentu są zawsze określone w przepisach wewnątrzzakładowych, nie wynikają bowiem z ogólnych przepisów prawa. Ten rodzaj przychodu również nie został zwolniony z oskładkowania ZUS.

Co prawda § 2 ust. 1 pkt 26) rozporządzenia wskazuje na wyłączenie z podstawy wymiaru składek korzyści wynikających z korzystania z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Organ rentowy stoi jednak na stanowisku, że powyższe dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy pracownik korzysta z transportu publicznego lub pojazdu będącego własnością pracodawcy.

Zatem używanie prywatnego samochodu nie pozwoli na ominięcie tego ekwiwalentu przy wyliczaniu oskładkowania.

Ekwiwalent pracowniczy za napoje i posiłki

Przepisy BHP, w szczególności art. 232 wskazują, iż pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Jeżeli nie ma takiej możliwości, może wypłacić ekwiwalenty pracownicze. Jest to jednak przychód pracownika ze stosunku pracy, który nie został zwolniony z oskładkowania.

Oznacza to, że w powinien on być w całości brany pod uwagę przy wyliczaniu wymiaru składek ZUS.

Zryczałtowanie ekwiwalentów – obciążone składkami ZUS

Należy również uważać przy upraszczaniu sobie procedur wyliczania i wypłacania ekwiwalentów pieniężnych.

Niektóre zakłady pracy ustalają ryczałt dla pracowników, który ma być przeznaczony na zakup nowego stroju roboczego oraz jego pielęgnację.

Omijają wówczas przepisy prawa pracy, które jasno mówią, iż ekwiwalent ma stanowić równowartość faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów.

Oznacza to, że wypłacają one swoim pracownikom środki, które nie można kwalifikować jako ekwiwalenty pracownicze. Co za tym idzie, rzeczony ryczałt w całość podlega oskładkowaniu ZUS.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego