Księgowość
Kadry i płace
Karolina Szopa - Samodzielna księgowa, publicystka, absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej

Elektroniczne paski wynagrodzeń

Czym są paski wynagrodzeń?

Paski wynagrodzeń to dokument zawierający wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika wraz z ewentualnymi potrąceniami, zwrotami czy  dodatkami.

Paski płacowe mogą się od siebie różnić, a jego ostateczny skład jest uzależniony od tego jakie elementy są uwzględniane przy wyliczeniu wynagrodzenia do wypłaty dla danego pracownika.

Paski wynagrodzeń powinny zawierać następujące informacje:

  • dane firmy (nazwa, NIP, REGON),
  • dane pracownika,
  • okres, za który dokonywana jest wypłata,
  • kwota wynagrodzenia brutto,
  • kwota wynagrodzenia netto,
  • odliczenia składek na ubezpieczenia odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • odprowadzone zaliczki na podatek dochodowy,
  • składki finansowane przez pracodawcę, stanowiące koszt pracodawcy,
  • wpłaty na PPK
  • nieobecności pracownika (urlopy płatne i bezpłatne)
  • zasiłki,
  • potrącenia dodatkowe no potrącenia komornicze,
  • dodatki np premie regulaminowe i uznaniowe, prowizje, dodatki za nadgodziny i pracę w nocy.

Dzięki otrzymanym paskom wynagrodzeń pracownicy wiedzą, w jaki sposób zostało obliczone ich wynagrodzenie, jakie kwoty zostały pobrane na poszczególne składki ZUS oraz podatek dochodowy, w konsekwencji pracownicy mają świadomość z czego wynika różnica pomiędzy ich wynagrodzeniem brutto a netto.

Przekazywanie pracownikom pasków wynagrodzeń ogranicza także pytania ze strony pracowników dotyczące sposobu ustalenia wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia i pozwala uniknąć ewentualnych nieporozumień lub konfliktów.

 

Załóż darmowe konto w 360 Kadry i płace

Załóż darmowe konto





    Rejestracja darmowego konta zapewnia dostęp do w pełni funkcjonalnej wersji programu (nie jest to wersja demonstracyjna), z której możesz korzystać przez 6 miesięcy. W tym okresie wprowadzisz do 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz 100 poleceń księgowania, jeśli prowadzisz pełną księgowość.

    Rozpocznij już teraz!

    Administratorem danych osobowych jest Merit Aktiva Sp. z o.o. Powierzone dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji usługi newslettera, wysyłki wiadomości marketingowych i reklamowych. Ponadto, dane przetwarzane będą w celu informowania o działaniu w/w aplikacji, w tym przesyłania komunikatów generowanych w ramach jej funkcjonalności.

     

    Czy pracodawca ma obowiązek przekazać paski wynagrodzeń pracownikom?

    Pracodawca nie musi przekazywać pracownikom miesięcznych pasków wynagrodzeń, jednak powinien mieć na uwadze art. 41 ust. 8b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgodnie z którym płatnik składek jest obowiązany przekazać na żądanie ubezpieczonego nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni  informacje zawarte w raportach miesięcznych przekazanych do ZUS.

    Dodatkowo na mocy art. 85 ust. 5 kodeksu pracy pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

    Stosownie natomiast do art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu informacje zawarte w miesięcznych raportach imiennych w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji.

    Zgodnie ze stanowiskiem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli płatnik składek co miesiąc przekazuje swoim ubezpieczonym dane zawarte w raportach, to nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej, chyba, że ubezpieczony poprosi o jej wydanie.

    W rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20.12.2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów określono wzory informacji rocznej i miesięcznej, jednak płatnik może sporządzić je w innej formie, w tym celu wykorzystywane są paski wynagrodzeń.

     

    Czy elektroniczne paski wynagrodzeń są wystarczające?

    Pracodawca nie ma obowiązku przekazywać pracownikom miesięcznych pasków wynagrodzeń, co jednak jest praktykowane w wielu firmach.

    Wydawanie pracownikom pasków wynagrodzeń może zostać przewidziane w przepisach wewnątrzzakładowych. np. w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy.

    Paski wynagrodzeń mogą być udostępniane pracownikom w dowolnej formie, w tym w formie elektronicznej.

    Skoro w art. 41 ust. 8 ustawy o sus została przewidziana możliwość przekazania rocznej informacji za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego, to możemy z tego wnioskować, że dopuszczalne jest także przekazanie w formie elektronicznej miesięcznego paska wynagrodzeń. Paski płacowe w formie elektronicznej mogą np. zostać udostępnione na platformie elektronicznej lub wysłane e-mailem.

    Przekazując pracownikom paski wynagrodzeń, pracodawca musi mieć na uwadze przepisy zawarte w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO) w związku z przetwarzaniem danych.

    W przypadku wysyłki pasków płacowych e-mailem pracodawca powinien przyjąć odpowiednie środki zabezpieczające dane osobowe.

     

    Przekazanie pasków wynagrodzeń w wiadomości e-mail

    Elektroniczne paski wynagrodzeń mogą być wysyłane do pracowników e-mailem, jednak pracodawca powinien wówczas posiadać odpowiedni dokument z pisemną zgodą pracownika.

    Zgodnie z art. 221.ust. 1 kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

    1) imię (imiona) i nazwisko;

    2) datę urodzenia;

    3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

    4) wykształcenie;

    5) kwalifikacje zawodowe;

    6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

    W kodeksie pracy wśród danych, jakich może żądać pracodawca nie wymieniono prywatnego adresu e-mail pracownika, dlatego w celu wysyłki pasków wynagrodzeń e-mailem, pracodawca powinien pamiętać o uzyskaniu stosownej zgody pracowników na przekazywanie pasków płacowych w formie wiadomości e-mail.

    Zgoda pracownika na przekazywanie pasków wynagrodzeń w formie wiadomości e-mail powinna zawierać dane pracownika, adres e mail pracownika i informacje dotyczące ochrony danych osobowych.

     

    Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę


    Usprawnij swoją pracę,
    dołącz do nas!

    Możesz prowadzić kadry i płace dla 2 pracowników za darmo bez ograniczeń.

    Po przekroczeniu ilości pracowników lub dodaniu nowej firmy zastanów się nad zakupem licencji.

    Powiadom mnie o dostępności
    programu 360 Kadry i płace

    Zapisz się i bądź z nami w kontakcie. Powiadomimy Cię, kiedy program będzie gotowy do pracy!

    Administratorem danych osobowych jest Merit Aktiva Sp. z o.o. Powierzone dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji usługi newslettera, wysyłki wiadomości marketingowych i reklamowych. Ponadto, dane przetwarzane będą w celu informowania o działaniu w/w aplikacji, w tym przesyłania komunikatów generowanych w ramach jej funkcjonalności.

    Zadaj pytanie

    Jeśli nie możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytanie, skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta.