Informacja o warunkach zatrudnienia – wzór z opisem

Przyjęło się, że wszystkie informacje obowiązujące pracownika w czasie wykonywania swoich zadań są zamieszczane w regulaminie pracy.

Taki regulamin zostaje pierwszego dnia przekazany nowozatrudnionemu do zapoznania się z nim, następuje podpis i po kłopocie. Trzeba zdawać sobie jednak sprawę, że nie wszystkie przedsiębiorstwa mają obowiązek posiadania takiego regulaminu.

Co więcej, pracodawca, który ten dokument ma sporządzony, nie zostaje całkowicie zwolniony z innych obowiązków informacyjnych. Na jego barkach cały czas pozostaje sporządzenie i przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia.

Jeżeli nie wiesz, jak zrealizować ten ustawowy wymóg, pobierz wzór dokumentu z tej strony.

Ustawowy obowiązek informacyjny

Przepis 29 § 3 KP przewiduje, iż po podpisaniu umowy o pracę pracodawca jest zobligowany przekazać szereg informacji nowemu pracownikowi. Może tego dokonać w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgodnie ze wspomnianym przepisem pracodawca, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, informuje go co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji.

Dodatkowo, w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy, musi on poinformować w takiej samej formie o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia – lepiej nie zapominać

Informacja o podstawowych warunkach zatrudnienia stanowi obowiązek pracodawcy, nałożony na niego bezpośrednio przez ustawę. Jest on zatem bardzo istotny. Ma on charakter indywidualno-prawny, co oznacza, że nie może zostać zastąpiony ogólną informacją skierowaną do wszystkich pracowników, np. poprzez wywieszenie jej na tablicy ogłoszeń w zakładzie pracy.

Informacja musi zostać udzielona indywidualnie każdemu zatrudnionemu pracownikowi.

W treści dokumentu muszą znaleźć się te informacje, które nie zostały zawarte w umowie o pracę i wynikają z innych źródeł kształtowania praw i obowiązków pracowniczych, zwłaszcza z KP.

Można zatem przyjąć, że pomimo szczegółowego katalogu rodzaju informacji, które pracodawca musi przekazać nowemu pracownikowi, zawarcie w umowie określonych danych zwalnia pracodawcę z ponownego przekazywania ich osobie zatrudnionej.

Brak poinformowania pracownika = zakaz dopuszczenia go do pracy

Od nowelizacji KP z dnia 9 marca 2023 roku, obowiązek informacyjny determinuje powstanie prawa do dopuszczenia pracownika do pracy.

Warto pamiętać, że obowiązek ten powstaje na nowo za każdym razem, gdy pracownik jest dopuszczany do pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę (nawet jeśli jest on zatrudniony u tego samego pracodawcy bez przerwy na podstawie kolejno zawieranych umów).

Obowiązek ten nie występuje natomiast w przypadku zmiany umowy o pracę, polegającej na modyfikacji jej rodzaju. Nie ma tutaj znaczenia czy zmiana wynika z porozumienia stron, czy z samego przepisu ustawy.

Forma uproszczona czy opisowa?

Mimo że na pierwszy rzut oka dla pracownika może być to niezrozumiałe, pracodawca nie musi dokładnie wyjaśniać mu wszystkich kwestii. W niektórych przypadkach wystarczy, że wskaże on na konkretne przepisy Kodeksu pracy.

Pracownik będzie musiał samodzielnie, we własnym zakresie, zapoznać się z danymi unormowaniami. Powyższe dotyczy jednak wyłącznie warunków, o których mowa w art. 129 § 3 pkt 1 lit. a–f, h–k i pkt 2 KP. W pozostałej części informacja musi być scharakteryzowana opisowo.

Ważne! Odwołanie się do przepisu KP musi być na tyle precyzyjne, aby konkretyzowało kształt określonego uprawnienia.

Forma i termin

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać przekazana pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli wybranym sposobem jest ten wirtualny, pracownik musi mieć możliwość wydrukowania oraz przechowywania dokumentu. Informacja powinna zatem mieć postać pliku (np. docx. lub pdf.) i stanowić załącznik wiadomości mailowej.

Ponadto pracodawca powinien zachować dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika. Jeżeli przyjęto formę papierową, warto sporządzić dwa egzemplarze, aby jeden z nich pracownik mógł podpisać jako dowód zapoznania się z dokumentem. W przypadku metody elektronicznej należy użyć opcji „żądanie potwierdzenia”. Wówczas pracodawca będzie miał pewność, że pracownik odebrał przesłaną mu wiadomość.

Wzór możesz pobrać TUTAJ.

Obowiązek informacyjny musi zostać wypełniony w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Natomiast w przypadku informacji dotyczących ubezpieczenia społecznego – w terminie 30 dni. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wszystkie powyższe informacje zostały przekazane łącznie (maksymalnie w terminie 7 dni).

Co za brak przekazania informacji o warunkach zatrudnienia?

Każdorazowy brak wywiązania się przez pracodawcę z obowiązku przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia może słono go kosztować. Jak bowiem wskazuje art. 281 KP, każdy, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatajenia, podlega karze grzywny od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Jak widzimy, nie są to małe sumy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego