W każdej firmie występuje fluktuacja kadr. Zwolnienie pracownika może mieć różne przyczyny. Inicjatorem takiej zmiany może być zarówno pracownik, jak i pracodawca.

Sprawdź, jak w takiej sytuacji poprawnie wyrejestrować pracownika z ZUS.

Kiedy trzeba wyrejestrować pracownika z ZUS

Pracodawca ma obowiązek zgłaszać do ZUS każdą zmianę dotyczącą osób ubezpieczonych. Taki obowiązek wynika z art. 36 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jest to zgodne z generalną zasadą, że wszelkich zgłoszeń do ZUS należy dokonywać w ciągu 7 dni od momentu zaistnienia zmian.

Płatnicy składek, którzy rozliczają składki za nie więcej niż 5 osób mogą wniosek o wyrejestrowanie pracownika złożyć w wersji papierowej.

Służy do tego formularz ZUS ZWUA. Pozostali przedsiębiorcy muszą takie dokumenty przekazywać w wersji elektronicznej.

Wyrejestrowanie pracownika jest obligatoryjne bez względu na to, czy pracownik zwolnił się sam, czy też był zwolniony przez pracodawcę.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń jest też konieczne w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy.

Co prawda wygaśniecie nie zdarza się tak często jak rozwiązanie stosunku pracy.

Mimo to ustawodawca przewidział specjalne kody służące oznaczeniu trybu zarówno rozwiązania, jak i wygaśnięcia stosunku pracy.

Ile jest dni na wyrejestrowanie pracownika z ZUS

Na wyrejestrowanie pracownika jest 7 dni od momentu ustania ubezpieczenia.

Jednak ustawa o ubezpieczeniach społecznych nie zawiera zapisów szczegółowo regulujących sposób obliczania takiego terminu.

W związku z tym do prawidłowego obliczenia czasu na złożenie wyrejestrowania pracownika z ZUS trzeba sięgnąć po Kodeks postępowania administracyjnego.

Sposób obliczania terminów został uregulowany w art. 57 kpa.

Zgodnie z tą normą prawną jeśli pewne zdarzenie jest początkiem terminu liczonego w dniach, to przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym takie zdarzenie nastąpiło.

Wobec tego przy rozwiązaniu stosunku pracy termin na złożenie deklaracji ZUS ZWUA wyrejestrowującej pracownika z ubezpieczeń jest liczony nie od ostatniego dnia pracy, ale dopiero od pierwszego dnia po zwolnieniu pracownika.

Z tych przepisów wynika też określona budowa formularza ZUS ZWUA.

Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń trzeba podać dzień następujący po dniu, w którym rozwiązano umowę o pracę.

Dlatego w części V w polu 01 tego formularza podaje się nie ostatni dzień pracy, ale pierwszy dzień, w którym dana osoba nie podlega już ubezpieczeniom społecznym.

W przypadku wyrejestrowania z ZUS za koniec terminu uważa się upływ ostatniego z wyznaczonej liczby 7 dni. Jeśli taki dzień przypada na sobotę lub dzień wolny od pracy, to tutaj również będą miały zastosowanie przepisy kpa.

W art. 57 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego wskazano, że: “Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.”

W związku z tym jeśli ostatnim dniem pracy danego pracownika była sobota, to czas na złożenie druku ZUS ZWUA mija nie w kolejną sobotę, ale dopiero w poniedziałek, pod warunkiem, że w taki poniedziałek nie przypada święto, czyli dzień ustawowo wolny od pracy.

Aby ułatwić sobie pracę i przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów wybierz program kadrowo-płacowy:

Jaki wybrać kod przyczyny wyrejestrowania

Na formularzu ZUS ZWUA należy podać kod przyczyny wyrejestrowania.

Do dyspozycji jest 5 kodów:

• kod 100
• kod 500
• kod 600
• kod 700
• kod 800

W odniesieniu do wyrejestrowywania pracowników nie będzie miał zastosowania kod 700, bo dotyczy on zawieszania wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorców.

Natomiast cała reszta kodów może być używana przy wyrejestrowywaniu pracowników z ZUS.

Najczęściej używanym kodem jest kod 100. Dotyczy on zarówno sytuacji, w której rozwiązanie umowy nastąpiło z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jak i przy rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Będzie miał on zastosowanie również przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron.

Kod 500 ma zastosowanie w przypadku, gdy wyrejestrowanie z ubezpieczeń jest składane w związku ze zgonem osoby ubezpieczonej.

Kod 600 jest stosowany wtedy, gdy wyrejestrowanie następuje z powodów, które nie są określone przez pozostałe kody.

Jest to tzw. inna przyczyna wyrejestrowania. Może to mieć miejsce przykładowo przy zmianie kodu tytułu do ubezpieczenia. W tym przypadku niezbędne jest wyrejestrowanie z kodem 600, a następnie złożenie z tą samą datą, co wyrejestrowanie formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA zawierającego poprawny kod ubezpieczenia.

Kod 800 będzie miał zastosowanie w sytuacji, gdy wyrejestrowanie ma miejsce w związku z przejściem całości lub części zakładu pracy na innego pracodawcę.

Wyrejestrowanie ubezpieczonego a kod rozwiązania lub wygaśnięcia

Jeśli wyrejestrowanie z ubezpieczenia społecznego dotyczy osoby zatrudnionej na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego, to wypełniając formularz ZUS ZWUA trzeba podać w jakim trybie taka umowa została rozwiązana.

Służą temu kody, które trzeba wpisać w polu 02 bloku V wymienionego wyżej formularza.

Przewidziane przez ustawodawcę kody dzielą się na 2 grupy:

• kody zakończone literą R stosowane w przypadku rozwiązania stosunku pracy,
• kody zakończone literą W stosowane w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy.

Oto lista wszystkich kodów stosowanych przy wypełnianiu druku ZUS ZWUA w związku z rozwiązaniem stosunku pracy:

• 20R – rozwiązanie umowy przez pracownika bez wypowiedzenia wskutek przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• 21R – rozwiązanie w wyniku nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy, które zaproponował nowy pracodawca z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części,
• 22R – na mocy porozumienia stron,
• 23R – wypowiedzenie umowy złożone przez pracodawcę,
• 24R – wypowiedzenie umowy złożone przez pracownika,
• 25R – bez okresu wypowiedzenia w związku z naruszeniem obowiązków pracowniczych,
• 26R – bez okresu wypowiedzenia w związku z popełnieniem przestępstwa,
• 27R – bez okresu wypowiedzenia z powodu utraty koniecznych uprawnień,
• 28R – z upływem czasu, na który była zawarta umowa o pracę,
• 29R – z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta umowa,
• 30R – ze skróconym okresem wypowiedzenia, z przyczyn niedotyczących pracowników,
• 31R – w związku z przywróceniem do pracy i zatrudnieniem u innego pracodawcy,
• 32R – bez wypowiedzenia przez pracodawcę z powodu niezdolności do pracy dłuższej niż 3 miesiące,
• 33R – bez wypowiedzenia przez pracodawcę z powodu wyczerpania okresu zasiłkowego – pobieranie świadczenia rehabilitacyjnego,
• 34R – bez wypowiedzenia przez pracodawcę z powodu usprawiedliwionej nieobecności dłuższej niż 1 miesiąc
• 35R – bez wypowiedzenia przez pracownika z powodu orzeczenia o szkodliwym wpływie wykonywanej pracy na jego zdrowie,
• 36R – bez wypowiedzenia przez pracownika z powodu ciężkiego naruszenia praw pracownika przez pracodawcę,
• 37R – w przypadkach określonych w przepisach szczególnych, innych niż określone w części XVI,
• 38R – powołanie u innego pracodawcy,
• 39R – odwołanie,
• 40R – odwołanie bez wypowiedzenia,
• 41R – z powodu wygaśnięcia mandatu,
• 42R – z pracownikiem młodocianym z powodu orzeczenia lekarskiego o pracy zagrażającej zdrowiu,
• 43R – z przyczyn niedotyczących pracownika przy zwolnieniach grupowych poprzez porozumienie stron,
• 44R – z przyczyn niedotyczących pracownika przy zwolnieniach grupowych poprzez wypowiedzenie,
• 45R – z przyczyn niedotyczących pracownika przy zwolnieniu indywidualnym poprzez wypowiedzenie,
• 46R – z przyczyn niedotyczących pracownika przy zwolnieniu indywidualnym poprzez porozumienie stron.

Natomiast przy wygaśnięciu stosunku pracy należy stosować następujące kody:

• 47W – z powodu braku powrotu do pracy po zakończeniu stosunku pracy z wyboru,
• 48W – z powodu śmierci pracownika,
• 49W – z powodu śmierci pracodawcy,
• 50W – z powodu tymczasowego aresztowania pracownika,
• 51W – z powodu powołania do zawodowej służby wojskowej,
• 52W – z powodu braku powrotu do pracy po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej,
• 53W – w przypadkach określonych w przepisach szczególnych, innych niż określone w części XVI.

Jak wypełnić formularz ZUS ZWUA

Przy wyrejestrowaniu pracownika należy wypełnić druk ZUS ZWUA w następujący sposób. W bloku nr I trzeba wybrać pole 01 opisane jako “Wyrejestrowanie z ubezpieczeń”. Pole 02 zaznacza się tylko przy korygowaniu wysłanej wcześniej deklaracji.

Blok nr II to miejsce, gdzie należy podać dane identyfikacyjne płatnika składek. Powinny być one identyczne, jak te, które zostały podane przy zgłoszeniu do ZUS danego płatnika.

Dane te obejmują numer NIP, REGON, a także numer PESEL, o ile został nadany. Następnie wpisuje się nazwę skróconą płatnika składek. W przypadku osób prawnych to już wszystkie dane. Natomiast jeśli płatnikiem składek jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, to w tym bloku wpisuje również swoje imię i nazwisko.

Blok nr III służy do wpisania danych identyfikacyjnych osoby, która ma zostać wyrejestrowana z ubezpieczeń. Przy czym należy pamiętać, że dane te powinny być zgodne z tymi, które są zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS na podstawie deklaracji zgłoszeniowej.

Blok nr IV jest przeznaczony do wpisania danych dotyczących wyrejestrowania z ubezpieczeń. Na te dane składa się:

• w polu 01 sześciocyfrowy kod tytułu ubezpieczenia,
• w polu 02 data od której dana osoba ma zostać wyrejestrowana z ubezpieczeń,
• w polu 03 kod wskazujący na przyczynę wyrejestrowania.

Blok nr V to miejsce, które należy uzupełnić wyłącznie wtedy, gdy osoba wyrejestrowywana z ubezpieczeń została zatrudniona na podstawie stosunku służbowego lub stosunku pracy.

• w polu 01 trzeba wpisać datę wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,
• w polu 02 wpisuje się jeden z podanych w tym artykule kodów rozwiązania lub wygaśnięcia,
• w polu 03 należy wpisać podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia umowy,
• w polu 04 należy podać podstawę prawną jeśli jest ona inna niż określona w kodach od 400 do 463,
• w polu 05 wskazuje się z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie umowy.

Co grozi za wyrejestrowanie pracownika z ZUS po terminie

Zgodnie z przepisami płatnik składek, który nie wyrejestrowuje pracownika może zostać ukarany grzywną wynoszącą do 5.000 zł.

Wynika to z art. 98 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Na podstawie tego przepisu ZUS może wystąpić do sądu grodzkiego z wnioskiem o ukaranie grzywną przedsiębiorcy, który uchyla się od obowiązków narzuconych przez prawo.

Przy elektronicznej wysyłce dokumentów rozliczeniowych ZUS sprawdza, czy w takim komplecie ujęte są wszystkie osoby, które zostały zgłoszone do ubezpieczeń przez danego pracodawcę.

Jeśli tak nie jest, to pojawia się informacja o konieczności złożenia zerowych deklaracji ZUS RCA w przypadku gdy taka osoba nadal jest pracownikiem.

Natomiast jeśli nie jest już pracownikiem, to trzeba wyrejestrować ją na druku ZUS ZWUA.

Bez tego nie będzie możliwe złożenie kompletu dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Wszystkich tych formalności można dopełnić korzystając z oprogramowania 360 Kadry i płace, które jest proste w użyciu i zgodne z obowiązującym prawem.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistę Jakuba Chmieleckiego