Pracodawca jest uprawniony do kontrolowania swoich pracowników. Płaci im za wykonywaną pracę, ma zatem prawo wiedzieć co robią w czasie pracy.

Kontrola nie może być jednak nieograniczona. Zbyt nachalna próba sprawdzania swoich podopiecznych może bowiem uderzać w ich dobra osobiste, w szczególności w prywatność. Mocno kontrowersyjnym tematem w tym aspekcie jest monitorowanie pracowników.

Osoby przebywające w monitorowanym pomieszczeniu, wiedząc że są obserwowane, mogą odczuwać silny dyskomfort, co może wpływać na ich stan psychiczny. W niektórych wypadkach ten rodzaj kontroli będzie jednak uzasadniony. Sprawdźmy zatem jak wygląda kwestia monitoringu w zakładzie pracy.

Monitorowanie pracowników – czy to w ogóle legalne?

Jeżeli ktoś zastanawia się czy monitorowanie swoich pracowników jest dopuszczalne przez prawo, to odpowiadam, że – tak.

Kwestia ta została zresztą uregulowana w samym Kodeksie pracy. Przepis art. 22² § 1 KP stanowi, że jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Jak widać prawodawca dopuszcza stosowanie monitoringu na terenie zakładu pracy. Nie przyzwala jednak na jego nieograniczony zakres.

Rejestrowanie i przechowywanie nagrań z monitoringu stanowi przetwarzanie danych osobowych. Pracodawca musi zatem zadbać, aby przestrzegane były wszystkie zasady określone w RODO. Pracodawca może nagrywać wyłącznie obraz.

Nie ma natomiast prawa do nagrywania dźwięku. Rejestracja audio stanowi formę nadmiernego przetwarzania danych osobowych, wychodzącą poza regulacje RODO. Takie działania może wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną i cywilną, a w sytuacji rażącego wykorzystywania nagrywania dźwięku, nawet z odpowiedzialnością karną.

W związku z tym, że chodzi o dane osobowe pracowników oraz osób postronnych (np. klientów) cel przetwarzania nagrań z monitoringu wizyjnego nie może wykraczać poza zamierzenia, dla których dane te zostały zebrane.

Jeżeli monitoring został wprowadzony w celu ochrony mienia, pracodawca nagrań nie może wykorzystać jako dowód na niewłaściwe zachowanie się pracowników w czasie pracy i podstawę do rozwiązania umowy.

Obowiązek informacyjny

Wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy zobowiązuje pracodawcę do uprzedniego poinformowania o tym fakcie pracowników.

Musi to nastąpić najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Nie ma tutaj jakiś specjalnych wymogów co do formy. Informacja powinna zostać przekazana w sposób przyjęty u danego pracodawcy do komunikowania się z pracownikami.

Może być to wiadomość mailowa, informacją spisana na papierze, czy ogłoszenie wywieszone na tablicy ogłoszeń. Jeżeli po uruchomieniu monitoringu pracodawca zatrudnia nową osobę, musi poinformować ją indywidualnie o stosowaniu rejestracji obrazu w miejscu pracy.

Ważne! Obowiązek poinformowania nowego pracownika o stosowaniu monitoringu w zakładzie musi być zrealizowany przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy.

Pracodawca, jeszcze przed założeniem monitoringu, musi ustalić zasady, które będą określały cel, zakres i sposób zastosowania rejestracji wizyjnej.

Regulacje te powinny zostać utrwalone w przepisach wewnątrzzakładowych, czyli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest obowiązany do wdrożenia w firmie wcześniej wskazanych aktów.

Monitorowanie pracowników – ile czasu przechowywać nagrania?

Zasadą jest, iż nagrania z monitoringu powinny być przechowywane najkrócej jak to tylko możliwe. Okres ten nie może być jednak dłuższy niż trzy miesiące od dnia nagrania. Jedynie wyjątkowo termin ten może zostać przedłużony, jeśli  nagrania mają stanowić dowód w postępowaniu sądowym.

Wówczas okres ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie wyżej określonych terminów przechowywania, nagrania z monitoringu muszą zostać bezpowrotnie zniszczone.

Bezpowrotnie oznacza, że sposób zniszczenia danych musi być gwarantować, iż nagrań nie będzie można w żaden sposób odzyskać.

Kiedy monitorowanie pracowników jest niemożliwe?

Jak już wspominałem na wstępie zakres nagrywania wideo w miejscu pracy jest ograniczone. KP wskazuje okoliczności, w których monitoring jest niedopuszczalny. Nie może on być stosowany, jeśli naruszałby:

• godność oraz inne dobra osobiste pracownika;
• zasadę wolności i niezależności związków zawodowych.

A zatem monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, a także pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego przy wdrażaniu wideorejestracji i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Dodatkowo monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uprzedniej zgody wyrażonej przez zakładowe organizacje związkowe. Jeżeli takich organizacji u pracodawcy nie ma, zgodę musi wyrazić przedstawiciel pracowników.

Obowiązek dokładnego określenia obszaru objętego monitoringiem

Pracownicy poinformowani o wdrożeniu rejestratorów obrazu w zakładzie pracy muszą być również świadomi, jaki obszar jest objęty nagrywaniem. Pracodawca ma zatem obowiązek oznaczenia obszaru objętego zasięgiem kamer w sposób widoczny i czytelny.

Informacja o monitoringu powinna zawierać odpowiednie znaki graficzne lub ogłoszenia dźwiękowe.

Obszar musi być tak oznakowany, aby osoby tam przebywające dokładnie wiedziały, że są nagrywane. Dlatego też odpowiednie znaki powinny znajdować się przed wejściem w teren obserwowany, w niewielkiej odległości od nadzorowanych miejsc.

Powinny być one przy tym odpowiednio widoczne, trwałe i posiadać wymiary proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone.

Same znaki graficzne nie wystarczą. Potrzebne jest jeszcze dokładne wskazanie informacji w przedmiocie zbierania danych osobowych. Oczywiście zapis ten nie musi znajdować się na tabliczce z grafiką informującą o monitoringu. Może być ona udostępniona w miejscu monitorowanym, np. na tablicy.

Ważne! Oznakowanie terenu powinno mieć miejsce najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień uruchomienia monitoringu.

Monitorowanie poczty elektronicznej

Monitorowanie pracowników nie musi mieć wyłącznie postaci nagrywania wideo. Może być to również kontrola poczty pracowniczej. Ten rodzaj monitoringu może wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Monitoring w zakładzie pracy nie może przy tym naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Pracodawca przy tym ma obowiązek poinformowania pracowników o stosowanych praktykach. Nie musi jednak uzyskiwać zgody od osób kontrolowanych.

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 13 lutego 2014 roku (sygn. akt: I OSK 243612), monitoring pracownika musi spełniać wymogi zgodności z prawem, usprawiedliwionego celu, proporcjonalności, transparentności oraz uwzględnienia przepisów o ochronie danych osobowych.

Wymóg transparentności oznacza, że pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi. Pracodawca powinien zatem szczegółowo określić zasady monitoringu i zapoznać z nimi pracowników.

Monitorowanie pracowników w tym trybie nie może naruszyć tajemnicy korespondencji.

Jak należy to rozumieć? Otóż jeżeli w firmie każdy z pracowników posiada skrzynkę mailową założoną specjalnie dla niego przez pracodawcę (mail służbowy), uznaje się że nie ma ona charakteru prywatnego. Dostęp do tego typu poczty nie narusza zatem tajemnicy korespondencji.

Inaczej jest jednak, gdy służbowa skrzynka mailowa, za zgodą pracodawcy, jest wykorzystywana również do celów prywatnych. Wtedy monitoring jest zakazany. Tak samo będzie w przypadku, gdy pracownicy przedsiębiorstwa prowadzą służbową korespondencję ze swoich prywatnych skrzynek.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego