Czego strony nie zapiszą w umowie o pracę, powinno znaleźć się w regulaminie pracy. Jest to bowiem dokument określający prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.

Osoby go tworzące powinny robić to bardzo uważnie, kontrolując czy jego treść jest zgodna z przepisami prawa, zawartymi umowami o pracę czy statutami związków, a także czy jego pojedyncze zapisy nie wykluczają się wzajemnie.

Warto zatem sprawdzić jakie są najczęstsze błędy w regulaminie pracy, aby w przyszłości nie popełnić podobnych omyłek.

Błędy w regulaminie pracy – brak zgodności z Kodeksem pracy

Najgorsze, co można zrobić tworząc regulamin pracy, to nie zaznajomić się wcześniej z aktualnymi przepisami prawa pracy. Regulamin jest dokumentem wewnątrzzakładowym, którego obowiązywanie jest zależne od zgodności z prawem.

Zapisy sprzeczne z ustawą będą skutkowały ich nieważnością, a w przypadkach rażącego naruszenia prawa pracy mogą unieważnić cały dokument.

Zasada jest zatem jedna – przed włączeniem pliku tekstowego z nagłówkiem „Regulamin pracy”, należy przeczytać od deski do deski Kodeks pracy.

Odradzam jednocześnie korzystanie z gotowców znajdujących się na nieznanych nam stronach internetowych lub kopiowanie cudzych regulaminów.

Nie ma tutaj bowiem pewności czy owe dokumenty są aktualne, oraz czy osoby je tworzące posiadały wystarczającą wiedzę wymaganą do tworzenia tego typu aktów.

Pominięcie obowiązkowych elementów

Pozostańmy jeszcze w tematyce zgodności regulaminu pracy z treścią KP. Przepis 104¹ ustawy dokładnie wskazuje jakie elementy muszą znaleźć się w omawianym dokumencie.

Brak kluczowych zapisów będzie mógł przesądzać o nieważności regulaminu.

Wspomniany przepis mówi, iż regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
3. porę nocną;
4. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
5. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
6. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
7. wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
8. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
9. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Błędna procedura wdrażania regulaminu pracy

Nieznajomość prawa może odpowiadać nie tylko za błędy w treści regulaminu, ale również za jego nieprawidłowe wdrożenie.

Mimo że KP nie stawia w tym aspekcie zbyt wielu warunków, to jednak należy znać przepisy, aby niczego nie ominąć.

Jak wskazują art. 104² – 104³ KP, regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Jednakże w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie oraz w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Dodatkowo regulamin pracy wchodzi w życie dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Pracodawca ma przy tym obowiązek zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

Nieprecyzyjne zapisy

Błędy w regulaminie pracy nie muszą dotyczyć jedynie strony merytorycznej. Może chodzić również o sposób samego formułowania treści regulaminu.

Co z tego, że będzie on czynił (na pierwszy rzut oka) zadość wszystkim wymaganiom ustawowym, jeżeli pracownik zapoznający się z dokumentem niewiele z niego zrozumie. Regulamin pracy nie ma stanowić „podkładki” dla pracodawcy.

Ma on przede wszystkim tłumaczyć jakie prawa i obowiązki ma pracownik – co mu wolno, co powinien robić, jak ma to robić, a także co jest zabronione.

Sformułowanie zapisów w sposób niejasny lub zbyt ogólnikowy będzie prowadził do różnych interpretacji tego samego zjawiska.

Brak pewności pracowników co do zakresu ich pracy, zasad naliczania nadgodzin, kryteriów oceny wyników pracy czy ścieżki awansu może prowadzić do konfliktów na linii pracownicy – pracodawca.

Prócz tego zgłoszenie takiego dokumentu do odpowiednich organów państwowych może skończyć się dla pracodawcy wysoką karą finansową.

Na co zwrócić szczególną uwagę? Cóż, prawidłowe i jednoznaczne powinno być wszystko, co się znajduje w dokumencie, ale można też wskazać co z punktu widzenia pracowników jest najistotniejsze.

Będą to zapisy dotyczące:

• czasu pracy, w tym sposobu naliczania nadgodzin;
• zasad wyliczania wynagrodzeń oraz przyznawania premii;
• pracy zdalnej, pracy w terenie;
• zasad wykorzystywania urlopów i wpłacania wynagrodzeń za ten czas;
• zasad dostarczania i korzystania z odzieży roboczej i środków ochrony i sprzętu BHP;
• zasad rozliczania wyjazdów służbowych;
• zasad rozwiązywania umów o pracę oraz wyliczania okresów wypowiedzeń.

Niespójność regulaminu pracy

Błędy w regulaminie pracy mogą polegać także na niespójności jego zapisów z zawartymi umowami o pracę, regulaminem wynagrodzenia, statutami związkowymi czy też innymi aktami wewnątrzzakładowymi.

Może również wykluczać się wewnętrznie. Jak bowiem pracodawca ma egzekwować zapis regulaminu, jeżeli treść innego dokumentu mówi na ten temat zupełnie co innego, wyłącza jego stosowanie, albo wskazuje na całkowicie inną interpretację, niż życzy sobie tego pracodawca.

Brak spójności w prosty sposób doprowadzi do sytuacji, w której pracownicy nie będą dostosowywać się do zasad mających panować w zakładzie. Jeżeli nie wiadomo kogo słuchać, to można nie słuchać nikogo.

Regulamin pracy nie jest prostym dokumentem, a na pewno nie jest dokumentem krótkim. To z kolei przekłada się na wysokie ryzyko, że jego treść w niektórych miejscach może się ze sobą nie zgadzać.

Dla przykładu: na początku regulaminu pracodawca stwierdza, że premia do wynagrodzenia ma charakter uznaniowy, aby w dalszej jego treści wskazać na kryteria przyznawania premii.

Prawidłowe stworzenie regulaminu pracy wymaga dokładnego planu (projektu). Bez niego twórca szybko może się zgubić i zapomnieć, jakie kwestie już uregulował, a co jeszcze wymaga doprecyzowania.

Brak zapisów w kwestii równego traktowania oraz zakazu mobbingu i dyskryminacji

Wszyscy pracownicy powinni być traktowani na równi. To oznacza, że pracodawca musi postępować wobec nich sprawiedliwe, używać jednolitych kryteriów oceny wyników pracy. Nie może dyskryminować ich ze względu na jakiekolwiek cechy osobiste (takie jak płeć, wiek, wyznanie, narodowość, orientację seksualną czy wiarę).

Obowiązek przestrzegania reguł równego traktowania wynika z samych przepisów prawa pracy.

KP nie precyzuje jednak w jaki sposób zapobiegać dyskryminacji oraz mobbingowi, a w razie jego wykrycia, jak go zwalczać, pomagać ofiarom i karać winnych.

To wszystko zatem pozostaje na barkach pracodawcy.

Powinien on co najmniej ustalić procedury zgłaszania przypadków mobbingu, dyskryminacji oraz innych nadużyć w miejscu pracy, a także określić konsekwencje dla osób naruszających wspomniane zasady.

Brak informacji o ochronie danych osobowych

Pracodawca w trakcie prowadzenia rekrutacji oraz zatrudnienia pozyskuje dane osobowe o kandydatach do pracy oraz pracownikach.

To z kolei oznacza, że jest on odpowiedzialny za ochronę tych danych. Co za tym idzie, regulamin pracy powinien spełniać wymagania informacyjne stawiane przez RODO.

Zapisy regulaminu powinny być dostosowane do tego w jaki sposób pracodawca pozyskuje oraz przetwarza dane osobowe pracowników.

Zupełnie inny bowiem będzie zakres ochrony danych osobowych w przypadku osób pracujących w terenie, a inny osób pracujących w zakładzie monitorowanym, w którym dochodzi do regularnej kontroli służbowej poczty e-mail.

Błędy w regulaminie pracy – to również brak jego aktualizacji

Zmieniają się przepisy prawa, zmienia jest profil firmy, zmieniają się również inne akty wewnątrzzakładowe.

Pracodawca musi być zatem przygotowany na systematyczne weryfikowanie treści regulaminu pracy i dostosowywanie go do zaistniałych okoliczności.

Stosowanie nieaktualnego regulaminu może prowadzić do problemów prawnych oraz konfliktów z pracownikami. Trzeba zatem być na bieżąco i szybko reagować na wszelkie istotne zmiany.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego