W dobie elastycznych form zatrudnienia coraz więcej osób spotyka się z pojęciem nienormowanego czasu pracy.

Brzmi atrakcyjnie – brak sztywnego grafiku, możliwość samodzielnego ustalania godzin pracy. Jednak w praktyce może wiązać się zarówno z większą swobodą, jak i z pewnymi pułapkami.

Czym dokładnie jest nienormowany czas pracy, kto może z niego korzystać i jakie niesie za sobą konsekwencje?

Czym jest i kiedy można stosować nienormowany czas pracy?

Zgodnie z art. 128 ust. 1 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Stosownie natomiast do art. 140 KP w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy.

Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129.

System zadaniowego czasu pracy jest nazywany potocznie nienormowanym czasem pracy w może być stosowany wyłącznie wtedy, gdy charakter pracy uniemożliwia ścisłe określenie godzin jej wykonywania lub gdy powierzone pracownikowi zadania są zależne od trudnych do przewidzenia czynników lub okoliczności np. zmieniających się potrzeb klientów.

Należy więc pamiętać, że nie każda branża i stanowisko pozwala na taki model organizacji pracy.

Nienormowany czas pracy może dotyczyć w szczególności:

• kadr zarządzających – dyrektorów, menedżerów, osób decyzyjnych w firmie;
• pracowników kreatywnych – grafików, copywriterów, programistów, architektów, dziennikarzy;
• przedstawicieli handlowych – którzy spędzają większość czasu w terenie;
• ekspertów i specjalistów – np. głównych księgowych, audytorów.

Należy podkreślić, że stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy nie jest tożsame z zadaniowym czasem pracy, w którym najważniejszy jest efekt, a nie godziny spędzone w pracy.

W praktyce często te pojęcia są mylone, a nienormowany czas pracy podlega regulacjom dotyczącym w szczególności wymiaru czasu pracy, których należy bezwzględnie przestrzegać.

Nienormowanego czasu pracy nie można stosować w następujących sytuacjach:

• praca zmianowa i wymagająca stałej obecności w określonych godzinach – np. kasjerzy, operatorzy maszyn, recepcjoniści;
• zadania, które wymagają ścisłej koordynacji z innymi pracownikami – np. zespołowa praca biurowa, produkcja;
• brak rzeczywistej samodzielności pracownika – jeśli pracownik musi być dostępny w konkretnych godzinach, zadaniowy czas pracy nie jest wówczas uzasadniony.

Wybór odpowiedniego programu kadrowo-płacowego to klucz do sprawnego rozliczania pracowników i optymalizacji pracy działu kadrowego.

360 Kadry i Płace oferuje bogatą funkcjonalność, automatyzując procesy płacowe i kadrowe, minimalizując ryzyko błędów.

Program generuje liczne raporty, ułatwiające analizę danych i podejmowanie decyzji. Dzięki regularnym aktualizacjom, oprogramowanie jest zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, zapewniając bezpieczeństwo i przejrzystość rozliczeń.

Na co należy uważać stosując system zadaniowego czasu pracy?

W przypadku nienormowanego czasu pracy, czas pracy obejmuje czas potrzebny na realizację powierzonych obowiązków, bez konieczności ewidencji godzin pracy.

Nienormowany czas pracy nie oznacza jednak całkowitego braku ewidencji. Pracodawcy prowadzą uproszczoną ewidencję czasu pracy, w której zaznaczają urlopy, zwolnienia lekarskie i macierzyńskie, dyżury i delegacje oraz inne usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności.

W przypadku stosowania systemu zadaniowego czasu pracy należy również przestrzegać przepisów o normach czasu pracy, wynagrodzeniu za nadgodziny, czasie pracy w niedziele i święta oraz urlopach.

W szczególności planując zadania powierzone do wykonania pracownikowi zatrudnionemu w ramach systemu zadaniowego czasu pracy, konieczne jest dopasowanie zakresu zadań tak, aby pracownik mógł je wykonać w odpowiednich ramach czasowych.

Zadania do wykonania powinny zostać określone w taki sposób, aby obiektywnie można je było wykonać w normalnym czasie pracy, czyli przez przeciętnie 40 godzin w tygodniu i 8 godzin dziennie, a więc bez naruszenia powszechnie obowiązujących norm czasu pracy.

W sytuacji, gdy zakres powierzonych pracownikowi zadań został ustalony tak, że wykonanie tych zadań jest obiektywnie niemożliwe w określonych ramach czasowych, to pracownikowi przysługuje wówczas wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Takie stanowisko potwierdzone zostało w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3 grudnia 2008 r., sygn. I PK 107/08, który orzekł że zlecanie pracownikowi zadań, których wykonywanie w normalnym czasie pracy jest niemożliwe, trzeba kwalifikować jako równoznaczne z poleceniem świadczenia pracy w czasie przekraczającym normy czasu pracy.

Pojawia się zatem pytanie w jaki sposób pracownik pracujący w systemie zadaniowego czasu pracy może udowodnić, że wykonanie zadania potrwa dłużej niż 8 godzin dziennie.

W tym celu pracownik zatrudniony w systemie zadaniowego czasu pracy może ewidencjonować czas pracy spędzony na wykonaniu powierzonych mu zadań i prowadzić własną szczegółową ewidencję czasu pracy.

Przy czym wyjątkiem od tej zasady dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych.

Zgodnie bowiem z art. 1514  ust. 1 KP, pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, z zastrzeżeniem art. 2.

Zgodnie natomiast z art. 2 kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości określonej w art. 1511 art. 1, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy.

Pracownikom zatrudnionym w systemie nienormowanego czasu pracy urlop przysługuje na takich samych zasadach jak pozostałym pracownikom, w razie urlopu należy zatem zmniejszyć zakres powierzonych zadań do wykonania w danym miesiącu.

Wykonywanie pracy w systemie zadaniowego czasu pracy nie może także naruszać prawa pracownika do odpoczynku.

Co do zasady pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku.

Jakie są pułapki nienormowanego czasu pracy?

Stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy może powodować nadużycia zarówno ze strony pracownika, jak i pracodawcy.

Z jednej strony pracownik zatrudniony w ramach nienormowanego czasu pracy może mieć trudności z oddzieleniem życia zawodowego od prywatnego.

Prowadzi to do nadmiernego obciążenia obowiązkami i pracy poza standardowymi godzinami bez dodatkowego wynagrodzenia.

Z drugiej strony pracownik może też nadużywać nienormowanego czasu pracy, wykorzystując brak ścisłej kontroli nad godzinami pracy np.:

• deklarując, że wykonuje obowiązki przez dłuższy czas, niż ma to miejsce w rzeczywistości, licząc na większą swobodę lub uniknięcie dodatkowych zadań.;
• wykorzystując elastyczność godzin pracy do celów prywatnych poprzez zajmowanie się w godzinach pracy sprawami niezwiązanymi z zatrudnieniem u danego pracodawcy, co skutkuje obniżeniem wydajności;
• nadmiernie rozciągać wykonywanie zadań w czasie czy opóźniać realizację zadań w celu uniknięcia otrzymania kolejnych zadań do wykonania.

Także pracodawca może nadużywać elastyczności nienormowanego czasu pracy, powierzając pracownikowi nadmierną ilość zadań, które w rzeczywistości wymagają więcej czasu niż standardowy wymiar pracy.

Ponieważ w zadaniowym systemie czasu pracy nie stosuje się szczegółowego raportowania godzin pracy,  pracownik może zostać obciążony dodatkowymi obowiązkami przekraczającymi ramy czasowe, w których powinien wykonywać pracę.

Co więcej w razie sporu dotyczącego przepracowanych godzin, pracownik może mieć trudności z udowodnieniem, że wykonywał obowiązki poza normalnym czasem pracy.

Może to wpłynąć na nadużycia związane z prawem pracownika do odpoczynku czy wypłatą wynagrodzenia za nadgodziny.

Dodatkowo brak jasno określonych ram czasowych może również skutkować oczekiwaniem ze strony pracodawcy, że pracownik będzie stale dostępny.  

Aby uniknąć tych problemów stosując nienormowany czas pracy, kluczowe jest jasne określenie zakresu obowiązków, realistyczne planowanie zadań i otwarta komunikacja między pracownikiem a pracodawcą.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę