Każdemu pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy, w tym ten trwający nieprzerwanie przez 14 dni.

Jest to prawo ustawowe i żaden pracodawca nie może w nie ingerować. Są jednak takie sytuacje, kiedy uprawnienia pracownika muszą zejść na dalszy plan.

Odwołanie z urlopu wypoczynkowego jest możliwe, jednakże nie w każdej sytuacji. Chodzi tu jedynie o okoliczności szczególne. Wówczas pracownik nie może odmówić i jego przykrym obowiązkiem jest powrót do zakładu. Kiedy zatem możliwe jest odwołanie z urlopu i czy coś za to pracownikowi się należy?

Odwołanie z urlopu wypoczynkowego – co musi się stać?

Odwołanie z urlopu wypoczynkowego jest sytuacją wyjątkową, której w żadnym wypadku nie można nadużywać. Zasadą jest, że urlop dla pracownika powinien być nieprzerwanym okresem odpoczynku.

Nic w tym czasie, co jest związane z obowiązkami zawodowymi, nie powinno go niepokoić.

Stąd też, aby pracodawca mógł odwołać pracownika, muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

1. wystąpiły szczególne okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu;
2. nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia w procesie pracy.

Powyższe przesłanki muszą zaistnieć jednocześnie. Fakt, że doszło do szczególnej sytuacji, np. pożaru w siedzibie przedsiębiorstwa, jeżeli pracownik nie jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo budynku lub prace naprawcze, nie może powodować odwołania z urlopu wypoczynkowego.

Zatem kiedy może dojść do odwołania? Może być to:

• zaistnienie konieczności usunięcia awarii urządzeń (np. przestały działać serwery, na których znajduje się system, na którym operuje całe przedsiębiorstwo, a pracownik jest jedynym informatykiem w firmie);
• zawiadomienie o zapowiedzeniu kontroli skarbowej, która wiąże się ze stanowiskiem pracy danego pracownika (np. pracownik jest na dwutygodniowym urlopie, a kontrola ma odbyć się za 7 dni);
• niezapowiedziany przyjazd delegacji zagranicznej z firmy, z którą pracownik utrzymuje kontakty jako przedstawiciel pracodawcy;
• przesunięcie się terminu rozprawy sądowej sprawy, w której pracownik reprezentuje pracodawcę.

Co istotne, okoliczności będące przyczyną odwołania muszą nosić charakter nieprzewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu przez pracownika.

Jeżeli pracodawca wiedział o nich jeszcze przed urlopem, powinien skorzystać z uprawnienia z art. 164 KP i przesunąć termin rozpoczęcia wypoczynku pracownika. W innym wypadku dopuści się wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Czy pracownik ma wpływ na decyzję o odwołaniu z urlopu?

Decyzja pracodawcy jest jednostronna. Tylko od niego zależy czy odwołanie zostanie przedstawione pracownikowi, czy też nie. Pracownik w tym miejscu nie ma nic do powiedzenia.

Oczywiste jest, że decyzyjność pracodawcy w tym wypadku nie ma przymiotu dowolności. Muszą być spełnione przesłanki ustawowe.

Z racji jednak tego, że mają one charakter nieostry, pracodawca musi dokonać oceny czy rzeczywiście zachodzą, czy też nie.

Jeżeli zatem pracodawca uzna, że dane okoliczności wymagają odwołania z urlopu wypoczynkowego, pracownik jest zobligowany podporządkować się poleceniu swojego przełożonego.

Nie ma tutaj możliwości odwołania się np. do sądu pracy od decyzji pracodawcy (chyba że pracownik uzna to za rodzaj mobbingu, dyskryminacji lub innego wykroczenia).

Brak stawienia się w miejscu pracy, mimo odwołania, może być kwalifikowane jako opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia i tym samym skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej (kary grzywny) lub nawet zwolnieniem dyscyplinarnym (rozwiązaniem umowy o pracę z winy pracownika).

Kryteria oceny zaistnienia przesłanek do przerwania urlopu wypoczynkowego muszą być jasno wskazane w uzasadnieniu decyzji pracodawcy.

Ma on bowiem obowiązek podać do wiadomości pracownika przyczyny odwołania wraz z argumentacją, w tym wskazać powody nieprzewidzenia konieczności pozostania pracownika w pracy i przesunięcia terminu urlopu.

Jak wskazał Sąd Najwyższy, za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego należy uznać odwołanie pracownika z urlopu, gdy nie zaistniały niezbędne warunki dopuszczalności odwołania, a rzeczywistym celem takiego działania jest dokonanie wypowiedzenia umowy o pracę (por. uchwałą SN z dnia 9 lutego 1967 roku, sygn. akt: III PZP 22/66).

W jakiej formie odwołać pracownika z urlopu?

Przepisy KP nie wskazują na konkretną formę (np. pisemną) odwołania z urlopu wypoczynkowego.

Z uwagi jednak na to, że pracownik korzystający z urlopu wypoczynkowego nie ma obowiązku codziennego kontrolowania firmowej i prywatnej poczty elektronicznej czy korzystania z telefonu i odbierania każdego połączenia, to pracodawca musi zadbać, aby oświadczenie o odwołaniu doszło do pracownika.

Co istotne, taka decyzja nie może być w żaden sposób domniemana.

Pracodawca nie może uznać, że jeżeli wysłał pracownikowi e-mail lub sms, to pracownik z pewnością wiedział o jego poleceniu.

Dlatego też należy zadbać, aby odbiór oświadczenia pracodawcy został potwierdzony.

W tym celu najlepiej sporządzić pismo w wersji papierowej i przekazać je do rąk własnych pracownika (z poświadczeniem odbioru).

Jeżeli nie ma takiej możliwości, sprawę załatwi przesłanie wiadomości email z opcją potwierdzenia odbioru.

Można również najpierw zadzwonić do pracownika i przekazać mu polecenie w czasie rozmowy, a następnie potwierdzić je e-mailem lub smsem.

Tutaj możesz pobrać wzór.

Nowy termin urlopu wypoczynkowego

Odwołanie z urlopu wypoczynkowego sprawia, że pracownik ma prawo wykorzystać go w innym czasie.

Przepisy nie wskazują na jakiekolwiek ograniczenia w tym aspekcie, prócz tego, że powinien on odbyć się do końca września roku następnego (zasada ta dotyczy każdego urlopu wypoczynkowego, nie tylko tego przerwanego).

Oznacza to, że pracownik powinien uzgodnić z pracodawcą nowy termin. Zastosowanie mają tu standardowe zasady dotyczące ustalania urlopów na bazie planu urlopowego (art. 163 KP).

Przerwanie urlopu skutkuje podzieleniem go na części. W takim wypadku możliwym staje się, iż pracownik nie będzie miał możliwości skorzystania z prawa do 14 kolejnych dni kalendarzowych nieprzerwanego odpoczynku.

Odwołanie z urlopu wypoczynkowego – konieczność zwrotu kosztów

Pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Do takich kosztów „bezpośrednich” zaliczane są wydatki poniesione z góry w związku z zamiarem spędzenia urlopu poza miejscem zamieszkania. Będą to koszty już poniesione, których nie ma możliwości odzyskać, np. cena wakacji all inclusive, opłata za hotel, opłata za przewodnika itd.

Zwrot powinien zostać dokonany w części proporcjonalnej do okresu pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania. Jeżeli pracownik odbył już połowę opłaconych wakacji, zwrot powinien wynieść 50% poniesionych wydatków.

Pracodawca ma obowiązek dokonać również zwrotu faktycznie poniesionych kosztów podróży z miejsca zamieszkania do miejsca spędzania urlopu i z powrotem (nawet jeżeli pracownik spędził już kilka dni urlopu).

W przypadku gdy pracownik nie jest w stanie udokumentować wydatków związanych z podróżą, zwrotowi podlegają koszty obliczone zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych.

Ważne! Jeżeli z powodu odwołania pracownik wrócił razem z rodziną, kosztami pozostającymi w bezpośrednim związku z przerwaniem urlopu będą również wydatki poniesione na członków rodziny.

Dodatkowo, w sytuacji gdy pracownik nie wyjechał jeszcze do zaplanowanego miejsca spędzenia urlopu, zwrotowi będą podlegały jedynie wydatki związane z przygotowaniem wyjazdu, których pracownik nie jest już w stanie odzyskać.

Będą to między innymi koszty zakupów biletów lotniczych, hotelów czy wstępu do miejsc turystycznych.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego