Rotacja pracowników, szczególnie w erze rynku pracownika, nie jest niczym nie nietypowym.

Jedni rezygnują sami, inni zostają zwolnieni przez przełożonych. W związku ze zmożonym przepływem kapitału ludzkiego, wykształciły się dwa pojęcia onboarding i offboarding. Jak nietrudno się domyślić, pierwsze pojęcie oznacza proces powitalny nowej osoby „na pokładzie” oraz wdrożenie jej w obowiązki pracownice.

Drugie stanowi natomiast przeciwieństwo do poprzedniego i wskazuje na rozwiązanie współpracy z pracownikiem. Zastanówmy się zatem, jak oba te działania powinny wyglądać ze strony pracodawcy. Pożegnanie powinno być bowiem tak samo ważne dla przełożonego jak wprowadzenie nowego pracownika do zespołu.

Onborading – kilka faktów na start

Zacznijmy od rzeczy przyjemniejszych, czyli wyjaśnimy czym jest onboarding. Dla jasności jest to proces wdrażania nowego pracownika. Obejmuje przyuczenie do pełnienia swojej funkcji w przedsiębiorstwie, wprowadzenie w obowiązki, przydzielenie spraw a także zapoznanie z współpracownikami.

Wbrew temu co myśli większość pracodawców i pracowników, proces rekrutacyjny nie jest najtrudniejszym etapem pozyskiwania nowych podwładnych. Jak możemy przeczytać na wielu polskich i zagranicznych artykułach przygotowanych przez firmy specjalizujące się w HR, onbarding jest obecnie na czele priorytetów kadry menadżerskiej.

Odwołując się do badań Harvard Business Review, wskazać należy, że nawet 60% menedżerów deklaruje, że odejście ich pracowników nastąpiło wskutek nieudanego procesu wdrożenia.

Co więcej w przeciągu 45 dni od zatrudnienia dochodzi do 20% rotacji personelu. Liczby te wskazują, że brak prawidłowego wdrożenia pracownika w jego obowiązki oraz brak nawiązania niezbędnych relacji na linii szef – podwładny, oraz pracownik – pracownik, może powodować zniechęcenie nowozatrudnionej osoby i szybkie „opuszczenie przez nią okrętu”.

Onboarding odpowiada również  za wydajność zespołu. Niewłaściwie przeprowadzony znacznie zmniejsza efektywność pracowników.

Prowadź sprawy kadrowe prosto i wygodnie w 360 Kadry i płace

Jak przeprowadzić wdrożenie pracownika?

Proces rekrutacyjny i podpisanie umowy o pracę to dopiero początek. Zatrudnienie wymaga także prawidłowego przygotowania świeżego pracownika.

Nowozatrudniona osoba musi wiedzieć na czym stoi. Oznacza to, że jej przełożony musi wskazać na jej zakres praw i obowiązków.

Musi także wyjaśnić jakie zasady panują w firmie, co jest mile widziane, a co nietolerowane. Pierwsze dni nowego pracownika są bardzo ważne, zarówno dla niego, jak i pracodawcy. Ten drugi zatem powinien poświęcić nieco czasu swojemu nowemu podwładnemu. Zadbać o to, aby ten poczuł się komfortowo na swoim stanowisku, aby wiedział, że ma oparcie w przełożonym, że może zawsze go o wszystko zapytać, bez strachu, że zostanie źle oceniony.

Hierarchia w miejscu pracy jest bardzo ważna. Gwarantuje odpowiednią dyscyplinę i zwiększa wydajność. Mimo to poczucie wsparcia oraz zaufanie jest istotne.

Chcąc nieco doradzić pracodawcom przy procesie onboardingu, mogę wskazać, że traktowanie pracownika wyłącznie jak kolejnej „siły roboczej” jest dalece niewłaściwe.

Jak pokazuje praktyka, największe i najlepiej prosperujące firmy starają się budować relacje podwładnych z przełożonymi w kierunku partnerstwa biznesowego. Pracodawca zawierając umowę o pracę, zleca pracownikowi określone zadania.

W zamian za jak najlepsze ich wykonanie wynagradza go w pieniądzu. Aby ta współpraca była efektywna, pracodawca nie powinien wymagający, ale przy tym także sprawiedliwy, wyrozumiały (nie mylić z „pobłażliwością), życzliwy i elastyczny. Potknięcie nowego pracownika nie powinno być pretekstem do karania go, a bodźcem do udzielenia mu pomocy, przyuczenia go oraz rozwinięcia jego umiejętności.

Dobry lider nie zrzuca winy na podwładnych, lecz wskazuje popełnione błędy i pracuje razem z podwładnym nad ich naprawieniem oraz wyeliminowaniem możliwości pojawienia się ich w przyszłości.

Nowy pracownik powinien również dobrze poznać firmę. Przełożony powinien zatem zadbać, aby jego podwładny poznał nieco historii firmy, jej siedzibę, najważniejsze jej miejsca, a także jej pracowników. Niektóre osoby mogą mieć problemy interpersonalne.

Nie mają natury „wodzireja” i ich zaklimatyzowanie może trwać bardzo długo. Dobrze zatem, aby pracodawca zadbał o to, aby nowa osoba poznała przynajmniej swój zespół.

Spotkanie integracyjne pod kierownictwem przełożonego, na którym nowy pracownik będzie miał szansę poznać wszystkich współpracowników (przynajmniej ich imiona), zapytać o najważniejsze aspekty pracy, a także przełamać pierwsze lody na stopie towarzyskiej.

Pracodawca musi zatem postarać się zainteresować podwładnego zarówno samą firmą, jak i jej sukcesami, problemami oraz celami. Jeżeli pracownik poczuje się jej częścią, będzie się bardziej starał, czując, że uczciwą pracą może dołożyć „cegiełkę” do jej rozwoju.

Offboarding – równie ważny

Offboarding czyli proces pożegnania pracownika. Wbrew pozorom jest równie ważny co onboarding. Wynika to z kilku prostych faktów.

Przede wszystkim osoby poszukujące pracy sprawdzają w sieci opinię pracowników danej firmy. Oczywiście najwięcej opinii publikują byli pracownicy, szczególnie ci, którzy czują się poszkodowani przez byłego pracodawcę.

Dobrze zatem, aby takich komentarzy było jak najmniej. Trzeba bowiem pamiętać, że ci najbardziej jakościowi pracownicy nie mają problemu ze znalezieniem pracy, dlatego też to w gestii pracodawcy powinno być pozyskanie ich do swojego zespołu. Firma ze złymi opiniami może mieć problem zrekrutować tych wartościowych pracowników.

Istotnym problemem przy błędnym offboardingu jest również ewentualne działanie odwetowe ze strony pracownika. Może on przede wszystkim próbować szkodzić pracodawcy, np. przez całkowicie niewydajną pracę w czasie okresu wypowiedzenia.

Co więcej, już po zakończeniu stosunku pracy, może dojść do sporu sądowego, np. z związku z nieuzasadnionym – w ocenie pracownika rozwiązaniem umowy o pracę. W przypadku właściwego pożegnania, być może do takiej sytuacji by nie doszło.

Offboarding – sprawy formalne

Offboarding możemy podzielić na dwie części. Tę dotyczącą spraw formalnych, jak załatwienie spraw zaległego urlopu czy wydanie świadectwa pracy, oraz tę ludzką, dotyczącą właściwego od strony etyczno- towarzyskiej.

Najpierw obowiązki. Jest ich sporo.

Na początku pracodawca powinien podjąć decyzje o tym, czy pracownik zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, czy też będzie musiał przepracować cały okres wypowiedzenia. Warto pamiętać, że pracownikowi przysługują 2 dni robocze, jeśli okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie lub 1 miesiąc oraz 3 dni robocze, jeśli okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, wolne na poszukiwanie pracy.

Jeżeli dzień faktycznego zakończenia współpracy został już określony czas przejść dalej.

Strony powinny podjąć decyzję w sprawie wykorzystania zaległego urlopu. Pracownik bowiem może wykorzystać go w okresie wypowiedzenia, lub też po zakończeniu stosunku pracy otrzymać ekwiwalent.

Kolejno pracownik powinien oddać sprzęt służbowy, przepustki, klucze, dostępy do systemów itp. Powinien również opróżnić swoje biurko i zabrać jego osobiste rzeczy.

Z kolei pracodawca powinien wskazać osobę, która okresowo lub na stałe przejmie obowiązki wykonywane przez zwolnionego lub zwalniającego się pracownika.

Konieczne jest również zadbanie o bezpieczeństwo danych na których były pracownik działał, w szczególności chodzi o przejęcie służbowej skrzynki mailowej, usunięcie kont z systemów lub zmianę haseł dostępu, odebranie uprawnień oraz odwołanie pełnomocnictw. Na koniec wydawane jest świadectwo pracy.

Offboarding – pożegnanie w miłej atmosferze

To czy pożegnanie będzie przebiegało w miłej atmosferze, w dużej mierze zależy od tego, czy w jakich okolicznościach nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę.

Jeżeli jeszcze przed wypowiedzeniem umowy lub rozwiązaniem jej za porozumieniem istniał konflikt na linii pracownik – pracodawca, trudno o zdrowy klimat. Mimo wszystko pracodawca powinien się o to postarać.

Na początku powinien poinformować cały zespół o odejściu ich kolegi z pracy.

Współpracownicy powinni być świadomi, że dana osoba odchodzi, aby później nie dochodziło do nieprozumień czy zdziwienia. Dobrze również, jeżeli zespół zorganizuje (nawet symboliczne) pożegnanie. To pozwoli zachować dobre relacje byłego zatrudnionego z pracodawcą oraz współpracownikami.

Powinna również odbyć się rozmowa pracodawcy z pracownikiem. Ten pierwszy powinien podziękować temu drugiemu za pracę, a także podsumować przebieg jego zatrudnienia.

W „przyjacielski” sposób może wskazać na plusy współpracy, a także niedociągnięcia ze strony pracownika, tak aby ten mógł nad nimi popracować w przyszłości. Pracodawca może także poprosić, aby podwładny wskazał mu jakie widzi pozytywy i negatywy pracy jego firmie. Dzięki temu offboarding może okazać się również cenną lekcją dla pracodawcy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego