Rozmowa kwalifikacyjna – o co można zapytać kandydata do pracy?

Pracodawca, zamierzając zatrudnić nową osobę w firmie, chciałby mieć pewność, że dokonał właściwego wyboru.

Aby tak było, powinien on dobrze poznać kandydatów do pracy. Nie jest to jednak takie proste, bowiem prawo pracy stawia szereg ograniczeń co do tego, o co można zapytać osobę starającą się o stanowisko, a o co pod żadnym pozorem pytać się nie powinno.

Pracodawca musi zatem dokładnie wiedzieć, jak rozmowa kwalifikacyjna powinna być prowadzona, aby nie narazić się na pozew lub skargę do organów państwowych. Sprawdźmy zatem, co na ten temat mówią przepisy prawa.

Rozmowa kwalifikacyjna a Kodeks pracy

Przepisy Kodeksu pracy zajmują się nie tylko kwestiami powstałymi po nawiązaniu stosunku pracy, ale również tym, co ma miejsce jeszcze przed jego nawiązaniem. Dotyczy to również rozmowy kwalifikacyjnej.

Może nie znajdziemy w ustawie szczegółowego opisu, w jaki sposób taka rozmowa powinna być przeprowadzana oraz jakimi zasadami powinna się rządzić.

Mimo to jesteśmy w stanie wywnioskować, o co pracodawca może zapytać kandydata, a o co już nie.

Najwięcej w omawianym aspekcie powie nam art. 22¹ KP. Określone jest tam, jakich danych może żądać rekruter od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Należy przy tym zaznaczyć, że katalog tych informacji ma charakter zamknięty, przez co nie może być mowy o rozszerzaniu go na własne potrzeby.

Obowiązek ścisłej interpretacji tego przepisu wiąże się z prawodawstwem unijnym, w szczególności RODO, które statuuje zasadę minimalizmu przetwarzania danych. Pracodawca, prowadząc rozmowę kwalifikacyjną i uzyskując informacje o kandydacie jednocześnie pełni funkcję administratora danych osobowych.

Jak stanowi wyżej wspomniany przepis, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania informacji o sobie, obejmujących:

• imię i nazwisko;
• datę urodzenia;
• dane kontaktowe;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przy czym przebieg zatrudnienia odnosi się jedynie do pozostawania przez kandydata w stosunku pracy, którego charakter jest niezbędny do wykonywania oferowanej pracy — nie każda wykonywana praca miała związek z tą, o którą ubiega się kandydat.

Dane, takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub przebieg dotychczasowego zatrudnienia, mogą być jednak wymagane wyłącznie w sytuacji gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Przepis art. 22¹ KP w swojej treści posługuje się zwrotem „pracodawca żąda”, co też oznacza, że pracodawca jest obowiązany żądać podania określonych danych przez kandydata, nawet jeśli nie jest to konieczne do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Mimo to nie istnieją sankcje, którymi można by ukarać pracodawcę w sytuacji, gdyby o którejś informacji zapomniał (np. o dacie urodzenia).

Warto w tym miejscu podkreślić, że kandydat do pracy nie jest zobligowany do odpowiadania na jakiekolwiek pytanie zadane w czasie rozmowy.

Nie musi nawet ujawniać, jak ma na imię i nazwisko. Jednakże musi być przy tym świadomy, że niewskazanie informacji niezbędnych do pracy na konkretnym stanowisku może przekreślić jego kandydaturę w procesie rekrutacji.

Oczywiście nie tyczy się to danych, o które pracodawcy pytać nie wolno — tutaj brak odpowiedzi nie powinien mieć wpływu na jego decyzję.

O co wolno pytać, ale tylko w określonych okolicznościach?

Są również pytania, których – co do zasady – pracodawca zadawać nie powinien, jednakże w niektórych wypadkach jest to niezbędne.

Pierwszym przykładem będzie pytanie o obywatelstwo kandydata. Informacja ta nie znajduje się w katalogu wskazanym w art. 22¹ KP, jednakże w sytuacji, gdy wiedza w tej kwestii jest niezbędna dla możliwości zatrudnienia na danym stanowisku, pracodawca może żądać podania takich danych.

Przypadek ten dotyczy głównie obowiązku zatrudniania osób posiadających obywatelstwo polskie wynikającego z przepisów prawa. Jest tak między innymi w wypadkach pracy polegającej na udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa.

Innym powszechnym przykładem jest pytanie o ciąże lub karmienie piersią. W sytuacji gdy stanowisko, o które stara się kobieta, należy do prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią, takie pytanie jest uzasadnione.

Kandydatka nie może się tutaj zasłaniać ochroną danych osobowych czy prywatnością. Naturalnie rekruter nie zmusi jej do udzielenia odpowiedzi, jednakże jej brak będzie skutkował odrzuceniem kandydatury.

Kolejnym częstym pytaniem, którego zasadniczo nie powinno się zadawać, jest to dotyczące karalności. Jednakże w przypadku niektórych zawodów pracodawca ma prawo żądać przekazania mu takich informacji oraz przedstawienia zaświadczenia o niekaralności.

Będzie tak między innymi w przypadku profesji nauczyciela, policjanta, doradcy skarbowego, agenta celnego czy pracownika samorządowego. Co jednak istotne, wymóg przedstawienia rzeczonego zaświadczenia musi mieć swoje oparcie w konkretnej ustawie.

Rozmowa kwalifikacyjna – o co pytać nie wolno?

Przechodząc do kwestii pytań, które są niedozwolone, można stwierdzić, że pracodawca nie może wymagać od osoby starającej się o zatrudnienie innych informacji, niż te dozwolone przez Kodeks pracy oraz ustawy szczególne.

Możemy jednak wskazać na kilka przykładów pytań, które są nadzwyczaj naganne, a które w dalszym ciągu padają na rozmowach o pracę.

Przede wszystkim zakazane są pytania o stan cywilny i plany dotyczące posiadania dzieci. Być może ma to znaczenie dla pracodawców, którzy chcieliby, aby ich pracownicy byli zawsze dyspozycyjni i nie korzystali z urlopów przeznaczonych dla rodziców.

Na szczęście prawo tego zabrania i wymaganie od kandydatów od pracy wskazania takich informacji może nieść za sobą niemiłe konsekwencje dla pracodawcy.

Osoba przeprowadzająca rekrutację nie może również pytać o płeć, pochodzenie etniczne, poglądy polityczne i religijne, orientację seksualną, przynależność związkową, stan zdrowia czy przebyte choroby.

Żądanie przekazania takich danych może się wiązać z naruszeniem dóbr osobistych kandydata. Osoba, która po udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania, nie zostanie zatrudniona, może oskarżyć pracodawcę o dyskryminację.

Kolejnym przykładem – zapewne mniej przykrym – jest pytanie o status osoby bezrobotnej oraz żądanie przedstawienia zaświadczenia o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych. Pracodawca nie ma już obowiązku powiadamiania urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego, toteż nie ma prawa pytać kandydata o tę kwestię.

Jak reagować na nieodpowiednie pytania?

Nie ma tu raczej jednoznacznej odpowiedzi. Przede wszystkim wynika to z pozycji, jaką ma kandydat do pracy względem pracodawcy. Zazwyczaj pracodawca zaprasza na rozmowę kilka lub kilkanaście osób, z kolei osoba starająca się o zatrudnienie nie ma tak wielu opcji.

Ciężko zatem doradzać, aby już na wejściu kandydat przedstawił swoje prawa i zażądał od rekrutera, aby ten nie naruszał jego dóbr osobistych swoimi pytaniami.

Mimo to jeśli kandydat czuje, że pracodawca przekracza linię, powinien zwrócić uwagę na to, że zadane pytanie nie powinno pojawić się na rozmowie kwalifikacyjnej. Nie chodzi tu o wytykanie błędów osobie rekrutującej lub pokazywanie swojego silnego wzburzenia.

Lepiej podejść do tego na chłodno i bez emocji odmówić odpowiedzi na dane pytanie. Można przy tym wskazać, iż dane pytanie wkracza w sferę prywatnego życia i nie dotyczy kwestii zawodowych.

Nieudzielenie odpowiedzi często może być jednoznaczne z nieotrzymaniem pracy. Zatem, jeżeli kandydatowi mocno zależy na danym stanowisku, może podjąć rękawice i zmierzyć się z danym pytaniem.

Na pytanie o planowanie dzieci można odpowiedzieć krótko, iż „aktualnie skupiam się na rozwoju zawodowym”, a na to dotyczące miejsca, w którym widzimy się za pięć lat, stwierdzić, że „najchętniej w państwa firmie”.

To z całą pewnością mniej zrazi do siebie rekrutera, niż jednoznaczne odmówienie udzielenia odpowiedzi. Ostatecznie, w przypadku nieodpowiednich, natarczywych i uderzających w prywatność pytań, kandydat powinien też zastanowić się, czy rzeczywiście chce pracować w firmie, w której już na wstępie łamane są przepisy Kodeksu pracy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego