Rozwiązanie umowy o pracę ze swoim podopiecznym jeszcze nie kończy obowiązków pracodawcy.

Po zakończeniu stosunku pracy musi on sporządzić i przekazać pracownikowi świadectwo pracy. Jest to bardzo istotny dokument z punktu widzenia pracownika — wymagany on będzie przez przyszłą firmę, w której będzie się on próbował zatrudnić.

Jest tam bowiem zamieszczanych wiele informacji, które w bezpośredni sposób będą wpływały na uprawnienia pracownicze w nowym miejscu zatrudnienia.

Świadectwo pracy – czym jest dokładnie?

Świadectwo pracy to dokument wskazujący i dowodzący, że posługująca się nim osoba wykonywała daną pracę u konkretnego pracodawcy w określonym w nim czasie.

Pracownik powinien otrzymać ten dokument od pracodawcy w chwili rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Co do zasady dokument ten pracodawca wydaje w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Jeżeli jest to niemożliwe, może tego dokonać maksymalnie w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy.

Warto wskazać, że świadectwo pracy nie jest zaświadczeniem w rozumieniu prawa administracyjnego. Dokument ten bowiem zawiera wyłącznie oświadczenie wiedzy osoby je wystawiającej.

Świadectwo pracy nie jest również dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 KPC. Stanowi ono dokument prywatny (art. 245 KPC).

Jest jedynie dowodem na to, że pracodawca podpisał oświadczenie stanowiące treść tego świadectwa. Co więcej, świadectwo nie staje się dokumentem urzędowym, nawet gdy zostanie wydane przez organ administracyjny (będący pracodawcą).

Wzór świadectwa pracy tutaj.

Świadectwo pracy obowiązkiem pracodawcy

Obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy powstaje z mocy prawa. Pracodawca nie ma zatem żadnej możliwości uchylenia się od tego ustawowego zobowiązania. Nie może również uzależnić jego wydania od złożenia przez pracownika odpowiedniego wniosku.

Zasadą jest, że w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest zobligowany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy.

Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca musi maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia upływu powyższego terminu przesłać przedmiotowy dokument pocztą lub doręczyć je w inny sposób, np. do rąk własnych pracownika.

Załóż darmowe konto w 360 Kadry i płace

Ważne! W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek (art. 97 § 1¹ KP).

Elementy świadectwa pracy

Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy, w praktyce — okresu ciągłego zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy.

Elementy, jakie powinien posiadać ten dokument, zostały określone w § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy.

Świadectwo pracy zatem powinno posiadać informacje dotyczące:

1. okresu lub okresów zatrudnienia;
2. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
3. rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
4. trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
5. okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ 1 KP.
6. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148¹ 1 KP (praca na stanowisku, na którym występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
7. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
8. urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
9. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
10. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
11. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
12. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
13. okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ 1 pkt 2 KP (ochrona podczas urlopu wychowawczego);
14. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP (zwolnienie z pracy na opiekę nad dzieckiem), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
15. liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67³³ 1 KP, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
16. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 KP (za czas niezdolności do pracy), w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
17. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
18. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
19. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
20. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
21. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
22. należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
23. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Zakończenie stosunku pracy w 360 Kadry i płace

Zakończenie stosunku pracy to także jeszcze inne elementy, które musi wykonać pracodawca.

W pierwszej kolejności należy wejść w Menu – Wynagrodzenia – umowy

Następnie, jeśli nie ma „Daty do” należy uzupełnić datę, zaznaczamy checkBox „Koniec pracy”.

Potem uzupełniamy: Sposób rozwiązania umowy, Kod ustania stosunku służbowego, Kod podstawy prawnej, Kod przyczyny wyrejestrowania, a na końcu zapisujemy.

Trzeba także wyrejestrować pracownika z ZUS. W tym celu wybieramy z Menu – Deklaracje – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS

Następnie wybieramy pracownika, zaznaczamy dokument ZWUA oraz wybieramy Generuj. Wygenerowany dokument importujemy do programu Płatnik lub na platformę ZUS PUE.

Pozostała nam jeszcze wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Możemy to zrobić wybierając w Menu –

Absencje – Ewidencja absencji – „+ Dodaj ekwiwalent z urlop”. Zatem wybieramy pracownika -Rozlicz – Zapisz, a potem

Wypłaty – Wypłaty – i Zatwierdź.

360 Kadry i płace są bezpłatne do 2 pracowników, warto więc założyć swoje konto i zapoznać się z działaniem programu.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego