Umowa cywilnoprawna z cudzoziemcem

Jednym z możliwych form zatrudniania cudzoziemców na terytorium RP przez polskich zleceniodawców jest umowa cywilnoprawna.

Mowa tu konkretnie o umowie zleceniu. Warto więc wiedzieć jakie obowiązki czekają na przyszłego zleceniodawcę a aspekcie nawiązania współpracy z cudzoziemcem.

Umowa zlecenie jako jedna z umów cywilnoprawnych

Umowa zlecenie to jedna z umów cywilnoprawnych, której zasady stanowią przepisy od art. 734 do art. 751 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610).

Umowa zlecenie to umowa na podstawie której zleceniodawca powierza wykonanie określonych czynności przez biorącego dane zlecenie.

Czynności te mogą być jednorazowe, sporadyczne ale też powtarzające się cyklicznie.

W umowie zlecenie poza należnym wynagrodzeniem liczonym za godzinę (przy stałej kwocie zlecenia także należy przeliczyć tę kwotę na godziny) występują także takie uzgodnienia jak:

• miejsce wykonywania jeżeli to konieczne,
• dodatkowe warunki wykonywania zlecenia,
• narzędzia wykonywania zlecenia jeżeli są dostarczane,
• ewentualni podwykonawcy,
• postępowanie przy wystąpieniu ewentualnych sporów,
• niekiedy kary za wadliwe wykonanie zlecenia lub niewykonanie zlecenia,
• szczególne warunki zlecenia,
• pozostałe kwestie.

Nawiązując umowę zlecenie należy jednak uważać aby nie nosiła ona znamiona stosunku pracy.

Umowa zlecenie nie podlega pod przepisy Kodeksu Pracy co oznacza, że zleceniobiorca nie ma prawa do:

• urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, na szukanie pracy, innego wynikającego z Kodeksu Pracy,
• wynagrodzenia chorobowego, natomiast ma prawo do zasiłku chorobowego ale tylko w przypadku opłacania dobrowolnej składki chorobowej od danej umowy zlecenie,
• określonego czasu pracy wynikającego z przyjętych dziennych godzin pracy, a ponadto do godzin nocnych, godzin ponadnormatywnych, innych,
• różnego rodzaju świadczeń – nagród jubileuszowych,
• warunków przewidzianych do pracy w szczególnych warunkach,
• pozostałych kwestii przewiedzianych tylko w Kodeksie Pracy dla osób zatrudnionych na umowę o pracę.

Umowa zlecenie z cudzoziemcem

Zanim polski zleceniodawca podpiszę umowę zlecenie z cudzoziemcem powinien pamiętać o kilku fundamentalnych sprawach.

Cudzoziemiec przed nawiązaniem umowy cywilnoprawnej powinien posiadać:

• dokument na podstawie którego przebywa na terytorium RP,
• zezwolenie na pracę u konkretnego pracodawcy (o to wnioskuje pracodawca).

Podpisanie umowy zlecenie z cudzoziemcem

Jeżeli polski pracodawca chce podpisać umowę zlecenie z cudzoziemcem, to ma obowiązek zatrudnić go na takich samych warunkach wykonywania zlecenia oraz wynagradzania jak polskiego zleceniobiorcę.

Chodzi tutaj nie tylko o bezpieczeństwo i higienę pracy, zapewnienie niezbędnego wyposażenia czy sprzętu, organizacja pracy jeżeli zlecenie tego wymaga ale i pozostałych kwestii.

Cudzoziemiec musi otrzymać wynagrodzenie w wysokości przynajmniej kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Minimalna stawki umowy zlecenie od lipca 2024r. do grudnia 2024r. wynosi 28,10 zł brutto za godzinę świadczenia zlecenia.

Jeżeli polski zleceniodawca decyduje się na podpisanie umowy zlecenie z cudzoziemcem to musi pamiętać o tym, że musi mu zapewnić:

• wynagrodzenie adekwatne do jego doświadczenia i kwalifikacji,
• warunki świadczenia usługi na podstawie umowy zlecenia,
• narzędzia do wykonania zlecenia jeżeli są konieczne,
• warunki BHP,
• pozostałe warunki,

– wynikające z otrzymanego przez pracodawcę pozwolenia (oświadczenia o wykonywaniu) na pracę.

Ponadto cudzoziemiec musi być zatrudniony na takich samych, podobnych warunkach jak polski obywatel.

Określenie rezydencji podatkowej cudzoziemca to podstawa

Pamiętając o art. 3 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm. zwanej dalej ustawą o PDOF) osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium RP miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium RP (ograniczony obowiązek podatkowy).

Powyższe oznacza, iż osoba fizyczna która nie mieszka na terytorium RP (jej miejsce zamieszkania występuje poza Polską) ma obowiązek opodatkować w Polsce tylko te dochody, które na tym terytorium uzyskuje (ograniczony obowiązek podatkowy). Taka osoba nie jest polskim rezydentem podatkowym a zagranicznym rezydentem podatkowym.

Osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce to osoba, która:

• posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Wystarczy spełnienie jednego z ww. warunków aby uznać, iż dana osoba jest polskim rezydentem podatkowym.

Jeżeli cudzoziemiec okaże się polskim rezydentem podatkowym tzn. posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych lub przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym wówczas będzie miał prawo do ulg podatkowych funkcjonujących w polskim systemie podatkowym.

Jak udokumentować miejsce zamieszkania cudzoziemca?

Ustalenie właściwej rezydencji podatkowej może być bardzo łatwe ale w niektórych przypadkach może być bardzo skomplikowane.

Rezydencja podatkowa ustalana jest wyłącznie dla celów prawidłowego obliczenia i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych lub prawnych.

Cudzoziemiec może udokumentować swoje miejsce zamieszkania udając się we właściwym kraju do tamtejszej administracji skarbowej w celu wydania zaświadczenia o ustaleniu właściwego miejsca zamieszkania dla celów podatku dochodowego.

Obcokrajowiec nieposiadający miejsce zamieszkania w Polsce powinien udać się do administracji skarbowej w kraju gdzie zamieszkuje i zawnioskować o wydanie zaświadczenia o ustaleniu właściwego miejsca zamieszkania dla celów podatku dochodowego.

Te zaświadczenie określane certyfikatem rezydencji pozwala na prawidłowe obliczenie i zapłacenie podatku dochodowego.

W art. 5a pkt 21 ustawy o PDOF ustawodawca określił, że certyfikacie rezydencji – oznacza to zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.

Certyfikat rezydencji osoby fizycznej to zaświadczenie wydawane przez właściwy urząd skarbowy (według miejsca zamieszkania osoby fizycznej ubiegającej się o jego wydanie) potwierdzające miejsce zamieszkania osoby fizycznej dla celu opodatkowania uzyskiwanych dochodów.

Certyfikat rezydencji:

• dokumentują miejsca zamieszkania dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym,
• pozwala wyłącznie na skorzystanie z regulacji wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku

Certyfikat rezydencji umożliwia skorzystanie z zapisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. To z kolei w zależności od umowy (od kraju z którym została zawarta ta umowa) pozwala m.in. na zastosowanie:

• preferencyjnej stawki podatku dochodowego,
• zwolnienia z obowiązku zapłaty podatku dochodowego,
• opodatkowanie przychodu cudzoziemca tylko w jednym kraju (miejsca zamieszkania),
• opodatkowanie przychodu cudzoziemca w obu krajach (miejsca zamieszkania oraz pracy,
• pozostałe możliwości.

Cudzoziemiec jako polski rezydent podatkowy a zagraniczny rezydent podatkowy

Jeżeli cudzoziemiec – zleceniobiorca okaże się polskim rezydentem podatkowym (posiada certyfikat rezydencji) to obowiązują go polskie przepisy dotyczące opodatkowania uzyskanego wynagrodzenia z umowy zlecenie skalą podatkową.

Naliczone miesięczne wynagrodzenie brutto cudzoziemca zleceniobiorcy będącym polskim rezydentem zawiera więc takie elementy jak:

• naliczone składki ZUS społeczne i zdrowotną, ewentualnie FP i FGŚP jeżeli dotyczy,
• możliwość ujęcia 20% kosztów uzyskania przychodów,
• stawki podatkowe według polskiej skali podatkowej – 12%, 32%,
• możliwość zastosowania kwoty wolnej od podatku,
• podatek dochodowym od wynagrodzenia liczony po pomniejszeniu kosztów uzyskania przychodów,
• pozostałe drobne kwestie.

Jeżeli cudzoziemiec – zleceniobiorca okaże się zagranicznym rezydentem podatkowym (posiada certyfikat rezydencji wydany przez inny kraj niż Polska) to obowiązują go polskie przepisy ale tylko w odniesieniu do dochodów które uzyska na terytorium RP.

Dodatkowo gdy posiada certyfikat rezydencji to zastosowanie znajdują także przepisy właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a krajem rezydencji podatkowej cudzoziemca.

Naliczone miesięczne wynagrodzenie brutto cudzoziemca zleceniobiorcy który nie jest polskim rezydentem zawiera takie elementy jak:

• naliczone składki ZUS społeczne i zdrowotną, ewentualnie FP i FGŚP jeżeli dotyczy,
• brak możliwości zastosowania polskich przepisów skali podatkowej,
• brak możliwości ujęcia kosztów uzyskania przychodów od zlecenia,
• brak możliwości stosowania stawek 12%, 32%,
• brak kwoty wolnej od podatku,
• obowiązek naliczenia zryczałtowanego podatku dochodowego w wysokości 20%,
• pozostałe drobne kwestie.

Warto jednak przypomnieć, iż gdy cudzoziemiec – zleceniobiorca posiada certyfikat rezydencji wówczas może zastosować opodatkowanie wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a krajem swojej rezydencji podatkowej.

Umowa ta może zawierać możliwość zastosowania:

• preferencyjnej (niższej niż 20%) stawki podatku dochodowego od wypłaconego wynagrodzenia z umowy zlecenia,
• opodatkowania w Polsce i u siebie kraju,
• zwolnienia z opodatkowania,
• ewentualnie innej preferencji.

Należy zaznaczyć, iż cudzoziemiec – zleceniobiorca, który okazał się tzw. polskim rezydentem podatkowym (pomóc może w tym zleceniodawca) powinien złożyć do urzędu gminy albo urzędu miasta wniosek o nadanie numeru PESEL.

Bez tego identyfikatora zleceniodawca nie będzie w stanie elektronicznie złożyć informacji PIT-11 do właściwego urzędu skarbowego dotyczącej zleceniobiorcy po zakończeniu roku kalendarzowego.

Natomiast obowiązującą deklarację roczną dotyczącą przekazania podatku dochodowego od wynagrodzeń będzie w tym wypadku PIT-4R.

W przypadku cudzoziemca – zleceniobiorcy, który nie jest polskim rezydentem podatkowym właściwym formularzem o informacjach o jego przychodach niezbędnym do wysłania do urzędu skarbowego i to zleceniobiorcy jest IFT-1R.

Natomiast obowiązującą deklarację roczną dotyczącą przekazania podatku dochodowego od wynagrodzeń będzie w tym wypadku PIT-8AR.

Składki ZUS od umowy zlecenie z cudzoziemcem

Zleceniodawca powinien pamiętać, iż niezależnie od tego czy cudzoziemiec będzie posiadał polską rezydencję podatkową czy też nie – obowiązkowo będzie musiał zgłosić tę umowę zlecenie:

• do ubezpieczeń społecznych (ewentualnie dobrowolne chorobowe),
• do ubezpieczenia zdrowotnego.

– oraz obliczać ww. składki ZUS od naliczonego wynagrodzenia brutto z tego zlecenia.

Jeżeli zleceniobiorca ma gdzieś jeszcze inną umowę a kwota przewyższa sumę minimalnego wynagrodzenia za pracę to niewykluczone, że zleceniodawca będzie zobligowany do zgłoszenia danej umowy wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego