Umowa na zastępstwo – co powinieneś o niej wiedzieć?

Niektóre osoby są tak dobrymi pracownikami, że pracodawca nie chce się z nimi żegnać, nawet jeśli te tymczasowo nie są w stanie wykonywać swoich obowiązków.

W takim wypadku rozwiązaniem jest umowa na zastępstwo. Dzięki niej pracownik przebywający na zwolnieniu może w spokoju odpoczywać, natomiast pracodawca, na ten czas, uzyskuje dodatkowe ręce do pracy. Jak jednak łatwo się domyślić, nie jest to standardowy rodzaj stosunku pracowniczego.

Warto zatem dokładnie wiedzieć, jak wygląda rzeczona umowa, jakie elementy powinna zawierać oraz w jaki sposób można ją zakończyć.

Umowa na zastępstwo – kiedy jest zawierana?

Umowa na zastępstwo stanowi szczególny rodzaj umowy na czas określony. Jest ona zawierana w przypadku choroby, urlopu lub też innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Najczęściej powodem zawarcia tego typu stosunku jest urlop zdrowotny, macierzyński, wychowawczy czy ten bezpłatny. Nie jest to jednak katalog zamknięty i umowę na zastępstwo pracodawca może podpisać zawsze, kiedy oczekuje na powrót swojego pracownika z urlopu.

Co zawiera umowa na zastępstwo?

Na wstępie należy wskazać, że taki rodzaj umowy o pracę powinien dotyczyć tego samego stanowiska pracy, jaki zajmowała osoba zastępowana.

Oznacza to, że zakres obowiązków nowego, tymczasowego pracownika, wyznacza umowa zawarta z pracownikiem przebywającym na urlopie.

Umowa na zastępstwo jest umową na czas określony. Musi zatem określać konkretny moment zakończenia stosunku pracy (np. datę).

Nie musi jednak być ona tożsama z dniem powrotu do zakładu pracownika zastępowanego. Umowa ta może być ustalona na krótszy okres.

Nie może ona jednak trwać dłużej, niż do dnia, w którym osoba zastępowana wraca do pracy, wtedy bowiem nie miałaby już charakteru „zastępczego”. Jeżeli czas pracy zastępcy ma pokrywać się z okresem nieobecności osoby zastępowanej, nie ma konieczności wskazywania konkretnej daty, wystarczy zapis, iż „stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika”.

KP stworzyło generalną zasadę, zgodnie z którą czas przebywania pracownika na umowie na czas określony jest limitowany, tj. łączny okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony zawierany między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba umów nie może być większa niż 3.  Pracownika na zastępstwo to nie dotyczy.

Może on przebywać na omawianym kontrakcie dłużej, tak samo jak umowa ta może z nim być ponawiana dowolną ilość razy.

Przedmiotowy rodzaj umowy został wprowadzony przez ustawodawcę w konkretnym celu.

Jednakże często jest ona wykorzystywana przez pracodawców do omijania przepisów dotyczących obowiązku zawarcia umowy na czas określony. W związku z tym w treści umowy powinno znaleźć się imię i nazwisko pracownika zastępowanego – dzięki temu pracodawca będzie w stanie uzasadnić potrzebę zawarcia danego stosunku pracy.

Ważne! RODO pozwala na wprowadzenie do umowy imienia i nazwiska osoby zastępowanej, zabrania jednak wskazywać na przyczyny nieobecności tego pracownika.

Poza tym umowa na zastępstwo nie różni się w swej treści od pozostałych rodzajów umów.

Musi zatem zawierać oznaczenie stron umowy, datę jej zawarcia, warunki pracy i płacy, określenie obowiązków pracowniczych, wymiar czasu pracy, a także termin jej rozpoczęcia.

Osoba zatrudniona na zastępstwo podlega także pod taką samą ochronę pracowniczą jak inni, chodzi tu w szczególności o prawo do wynagrodzenia wynikającego z widełek pracowniczych, prawo do urlopu wypoczynkowego czy ochronę przed nieuzasadnionym zwolnieniem.

Czy możliwe jest wcześniejsze rozwiązanie umowy o zastępstwo?

Nie ma żadnych przeciwskazań ustawowych, aby strony zawierające umowę nie mogły jej rozwiązać. Mogą tego dokonać:

1. za porozumieniem stron, w dowolnym momencie trwania umowy;
2. bez wypowiedzenia z winy pracownika lub pracodawcy;
3. wypowiedzeniem umowy przez pracownika lub pracodawcę, z:
4. 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia — przy zatrudnieniu krócej niż 6 miesięcy;
5. 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia — dla osoby zatrudnionej co najmniej  przez 6 miesięcy;
6. 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia — gdy zatrudnienie wynosi co najmniej 3 lata.

Ważne! Wypowiedzenie umowy o zastępstwo przez pracodawcę wymaga podania przyczyny wypowiedzenia.

Jeżeli nie dojdzie do wcześniejszego rozwiązania umowy, wygasa ona wraz z upływem terminu, na jaki została zawarta.

Co z urlopem?

Niezależnie czy mówimy o urlopie wypoczynkowym, czy chorobowym, pracownik na zastępstwie ma takie same prawa jak inni zatrudnieni.

Obowiązują tu standardowe zasady, tj. długość urlopu wypoczynkowego zależna jest od stażu pracy, tj.:

• 20 dni urlopu, przy przepracowanych mniej niż 10. latach;
• 26 dni urlopu, przy przepracowanych co najmniej 10. latach.

Dodatkowo warto wspomnieć, że nauczyciele przebywający na zastępstwie, zgodnie z Kartą Nauczyciela otrzymują również wolne w czasie wakacji i ferii zimowych.

Co gdy pracownica na zastępstwie zajdzie w ciążę?

Niemal analogicznie jak przy zwykłych umowach, pracującym kobietom w ciąży przysługują wszystkie prawa, które wynikają z przepisów KP.

Najważniejsze informacje to te, że w przypadku gdy umowa na zastępstwo ma skończyć się przed porodem, ale po trzecim miesiącu ciąży, to ulega ona przedłużeniu do dnia porodu.

Dodatkowo w czasie ciąży pracownica jest chroniona przed rozwiązaniem stosunku pracy. Przy czym w dacie powrotu zastępowanego pracownika, osoba na zastępstwo traci swoje zatrudnienie. Wówczas przysługuje jej jedynie zasiłek macierzyński na zasadach przyznawania zasiłku osobom bezrobotnym.

Co z wynagrodzeniem?

Umowa na zastępstwo nie może być powodem do dyskryminacji finansowej pracownika. W związku z tym wynagrodzenie osoby na zastępstwie musi być adekwatne do rodzaju wykonywanej pracy, posiadanego doświadczenia i kwalifikacji, tak jak to wygląda u danego pracodawcy w przypadku pozostałych form zatrudnienia.

Pomimo iż nie jest to zasada ustawowa, wynagrodzenie nowego pracownika powinno być takie samo, jak tego zastępowanego lub ustalane w oparciu o te same kryteria.

Pamiętać trzeba, że niejednokrotnie to pracownik na zastępstwie będzie posiadać wyższe kwalifikacje niż pracownik zastępowany.

W takich sytuacjach nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca dostosował wynagrodzenie do umiejętności pracownika i zaoferował mu wyższą stawkę, niż ta posiadana przez pracownika zastępowanego.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego