Upomnienie pracownika z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy – wzór z omówieniem

Decydując się na pracę w określonym przedsiębiorstwie, pracownik zobowiązuje się do przestrzegania zasad w nim panujących. Jedną z nich jest zjawianie się w miejscu pracy i wykonywanie swoich obowiązków przez umówiony czas.

Pracownicy nie mogą przychodzić do zakładu, kiedy im pasuje, wychodzić na przerwę, kiedy tylko poczują taką chęć, oraz opuszczać zakładu, kiedy uznają, że na nich już pora.

Takie zachowanie rujnowałoby harmonogram i organizację pracy. Pracodawca ma swoich kontrahentów, którzy liczą, że zamówione zlecenia zostaną wykonane na czas.

Brak możliwości oszacowania siły przerobowej przedsiębiorstwa sprawiłoby, że właściciel firmy od razu mógłby pakować walizki. Dlatego też nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy stanowi wykroczenie pracownicze, za które upomnienie pracownika stanowi najłagodniejszą z kar.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – czyli co?

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to sytuacja, w której pracownik nie stawia się w wyznaczonym mu przez pracodawcę miejscu i czasie pracy, bez wcześniejszego ustalenia tego faktu z przełożonym lub bez późniejszego usprawiedliwienia (uzasadnienia) swojego postępowania.

Zawierając umowę o pracę, strony ustalają miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych oraz wymiar czasu pracy.

Oznacza to, że jeżeli w treści umowy zostanie zapisane, że zatrudniony zostaje zobowiązany do pracy w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 16:00, w siedzibie pracodawcy, to jego bezwzględnym obowiązkiem jest przestrzeganie tych wytycznych (no, chyba że dostanie inne polecenie, albo wynika to z przepisów odrębnych prawa pracy).

Niepodporządkowanie się przez pracownika do powyższych wymogów jest podstawą nawet do zwolnienia dyscyplinarnego (rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika).

Oczywiście może dojść do sytuacji, że pracownik nie będzie mógł być obecny w zakładzie w czasie swojej pracy.

Może być chory, może mieć ważną uroczystość rodzinną, lub musi zostać z członkiem rodziny w domu.

Powodów może być tysiąc. Jednakże każdy z nich musi być dostatecznie sensowny i rozsądny. Zupełnie inaczej traktuje się pracownika, którego absencja wynika z choroby dziecka, a inaczej z powodu mocno zakrapianej poprzedniej nocy. Zatem nie chodzi tu tylko o możliwość uzasadnienia swojej nieobecności. Uzasadnienie to musi być akceptowalne przez pracodawcę.

Jak prawidłowo informować o nieobecności?

Zatem, aby nie doszło do nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracownik powinien poinformować pracodawcę o zaistniałej sytuacji.

Jeżeli pracownik nie jest w stanie pojawić się w pracy, powinien niezwłoczne zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności oraz o przewidywanym okresie trwania swojej niedyspozycyjności.

Nie musi być to jednak zawsze dzień wcześniej czy ten sam dzień, w którym ma miejsce absencja.

Pracownik powinien tego dokonać nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Przepisy KP nie określają sposobu informowania pracodawcy o nieobecności.

Pracownik powinien tego dokonać w sposób przyjęty w danym zakładzie.

Sposób ten powinien być określony w regulaminie wewnętrznym pracy.

Jeżeli pracodawca tego nie uszczegółowił we wspomnianym dokumencie, dobrze, aby wiadomość została przekazana w formie, która daje szanse na udowodnienie dokonania czynności.

Najlepiej zatem zrobić to drogą mailową lub wykonać telefon do przełożonego, a następnie potwierdzić to smsem.

Upomnienie pracownika – to tylko jedna z kar porządkowych

Przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy jest pierwszym na liście obowiązków pracownika, jakie ustawodawca ustalił w art. 100 § 2 KP.

Oznacza to, że nieusprawiedliwiona nieobecność stanowi jeden z najpoważniejszych wykroczeń przeciwko swojemu pracodawcy. W związku z tym przełożony ma pełne prawo ukarać swojego podwładnego.

Kodeks pracy przewiduje kilka alternatywnych rozwiązań omawianego działania pracodawcy.

Za nieprzestrzeganie czasu pracy na pracownika może zostać nałożona:

• kara upomnienia;
• kara nagany;
• kara pieniężna.

Kar nie można łączyć. Jeżeli pracodawca zastosuje upomnienie, niemożliwym staje się już nałożenie kary nagany.

Oprócz powyższego, jeżeli działanie pracownika ma rażący charakter, pracodawca może również zdecydować się na rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika (tj. zwolnić go dyscyplinarnie).

Jest to daleko idąca sankcja, bowiem poza zakończeniem współpracy pracodawca wpisuje do świadectwa pracy informację o zwolnieniu ze skutkiem natychmiastowym.

Taka kara jednak powinna być ostatecznością i być stosowana dopiero po zastosowaniu sankcji porządkowych.

Za pierwszym razem warto upomnieć pracownika, lub nałożyć karę nagany.

Jeżeli to nie poskutkuje, mamy jeszcze bardziej dotkliwą sankcję finansową.

Jeżeli jednak pracownik regularnie spóźnia się, opuszcza bez zezwolenia swoje stanowisko pracy lub też nie przychodzi w ogóle do pracy bez podania przyczyny, zwolnienie dyscyplinarne będzie jak najbardziej na miejscu.

Wzór upomnienia znajdziesz TUTAJ.

Upomnienie pracownika – kiedy możliwe?

Upomnienie pracownika stanowi najłagodniejszy przejaw niezadowolenia ze strony pracodawcy.

Nałożenie takiej kary nie ma większego wpływu na stosunek pracy ukaranego.

W zasadzie polega ona na tym, że pracodawca wskazuje pracownikowi, że jest świadom jego wykroczenia i daje mu „ostrzeżenie”. Następne podobne działanie może już spotkać się z ostrzejszą reakcją przełożonego.

Nie warto jednak bagatelizować tej sankcji. Upomnienie pracownika trafia bowiem do akt osobowych (ale nie do świadectwa pracy).

Może zatem stanowić podkładkę pod przyszłą decyzję o rozwiązaniu umowy, czy nałożenia innej, cięższej kary, np. tej finansowej.

Kiedy pracodawca powinien zastosować upomnienie pracownika?

W zasadzie to zależy od pracodawcy. W identycznych okolicznościach jeden pracownik może zostać zwolniony, a inny nawet nie otrzyma upomnienia.

Oczywiście jest to przejaw dyskryminacji, jednak ciężko jest później takie coś w sądzie udowodnić.

A zatem ocena stopnia i charakteru konkretnego przekroczenia porządkowego pracownika pozostawiona jest w gestii pracodawcy.

Decyzja nie powinna być jednak dowolna. Pracodawca powinien działać w zgodzie z przepisami KP. Zgodnie z art. 111 KP przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.

Upomnienie pracownika – czy zawsze trzeba od tego zacząć?

Warto pamiętać, że nie dochodzi tutaj do „gradacji” kar. To znaczy, że pracodawca nie ma obowiązku stosować kary po kolei.

Nie musi zawsze zaczynać od upomnienia, aby później móc nałożyć na pracownika naganę, a następnie sankcję finansową.

Od razu może przejść np. do nagany, nawet jeżeli pracownik wcześniej nigdy nie dopuścił się żadnego przewinienia przeciwko pracodawcy.

Sąd Najwyższy wypowiadając się w omawianej kwestii, podkreślił, że zastosowanie najniższej z możliwych kar porządkowych (upomnienia) jest usprawiedliwione nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy pracownika.

Z kolei niewspółmierność zastosowanej kary w stosunku do rodzaju przekroczenia może być ponadto podstawą zainicjowania przez pracownika postępowania odwoławczego (por. wyrok SN z dnia 1 lipca 1999 roku, sygn. akt: I PKN 86/99).

Pracodawca, uznając, iż nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w danych okolicznościach nie była tak rażącym wykroczeniem, może odstąpić od wymierzania jakiejkolwiek kary.

Kodeks pracy nie narzuca bowiem na niego obowiązku sankcjonowania każdego nieprawidłowego zachowania swoich podopiecznych.

Jedynie od pracodawcy zależy czy kara zostanie nałożona na pracownika, czy też nie.

Kiedy upomnienie pracownika się przedawnia?

Kary porządkowe określone w KP nie są uznawane za nazbyt rygorystyczne. Potwierdza to również fakt, iż upomnienie pracownika, nagana i kara pieniężna zacierają się z mocy prawa po upływie jednego roku nienagannej pracy.

Nienaganna praca polega jedynie na wykonywaniu swoich obowiązków w taki sposób, aby kolejny raz nie zasłużyć na ukaranie. Nie trzeba być wcale pracownikiem roku, aby sankcja została uznana za niebyłą.

Jak wskazywałem wcześniej, do akt osobowych pracownika trafia informacja o karze porządkowej nałożonej na niego.

Po roku natomiast pracodawca ma obowiązek informację tę z nich usunąć. Gdyby tego nie uczynił, pracownik ma prawo żądać przed sądem pracy nakazania dokonania tej czynności.

Rok to termin maksymalny. Może on zostać skrócony (ale nie wydłużony).

Zatarcie kary może nastąpić wcześniej na podstawie decyzji pracodawcy. Może on ją podjąć samodzielnie lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pracownik nie ma tutaj możliwości wyjść z własną inicjatywą. Pozostaje mu działanie przez organizację związkową.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego