Urlop wypoczynkowy – jak to wygląda w praktyce?

Urlop wypoczynkowy – magiczny czas, kiedy człowiek może odetchnąć od obowiązków zawodowych, ukoić nerwy, zregenerować siły i dać wypocząć organizmowi.

Dla jednych czas urlopowy oznacza wyjazd do ciepłych krajów i wylegiwanie się na plaży, dla innych czapeczkę z czarnobiałej gazety i odmalowywanie całego mieszkania.

Niezależnie jak kto „lubi” spędzać czas wolny warto, aby wiedział ile dni urlopowych mu przysługuje, kiedy może je wykorzystać oraz co, kiedy minie rok kalendarzowy, a na jego koncie cały czas będzie pozostawało jeszcze kilka dni do wykorzystania.

Urlop wypoczynkowy – kto może na niego liczyć?

Urlop wypoczynkowy – ten płatny – jest ściśle związany ze stosunkiem pracy. Mogą na niego liczyć wyłącznie osoby, które pracują na podstawie umowy o pracę. Owszem, niekiedy również pracownicy posiadający umowę o zlecenie mogą korzystać z płatnych dni wolnych, ale to już jest wyłącznie dobra wola przedsiębiorcy, który ich „zatrudnia”.

Instytucja urlopu wypoczynkowego została uregulowana w Kodeksie pracy i w niniejszym artykule zajmiemy się jedynie przepisami tej ustawy.

Jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego?

Wymiar urlopu zależy od stażu pracy pracownika. Staż ten stanowi sumę czasu faktycznie wykonywanej pracy oraz okresu nauki w szkole.

Wygląda to tak, że w przypadku gdy pracownik ukończył:

• zasadniczą szkołę zawodową lub równorzędną – do stażu pracy wlicza się 3 lata;
• średnią szkołę zawodową – 5 lat;
• średnią szkołę zawodową dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
• średnią szkołę ogólnokształcącą – 4 lata;
• szkołę policealną – 6 lat;
• szkołę wyższą (wystarczy ukończyć I stopień) – 8 lat.

Wiedząc już ile lat stażu ma pracownik, możemy przejść do określenia wymiaru jego urlopu. Wynosi on:

• 20 dni w roku kalendarzowym – dla pracowników ze stażem pracy poniżej 10 lat;
• 26 dni w roku kalendarzowym – dla pracownika ze stażem pracy co najmniej 10 lat.

Dla przykładu – dla osoby, która ukończyła studia wyższe i uzyskała tytuł inżyniera, wystarczy, aby przepracowała dwa lat i po tym czasie uzyskuje 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Ważne! Każdemu pracownikowi przysługuje tzw. urlop na żądanie w wymiarze 4 dni. Jest on wliczany do wyżej wskazanego wymiaru urlopu wypoczynkowego.  

Urlop wypoczynkowy – jak go wyliczyć?

Wyliczenie ogólnego wymiaru urlopu nie powinno stanowić większego problemu.

Trudności mogą pojawić się jednak przy umowach zawieranych w trakcie roku kalendarzowego lub przy pracownikach, którzy wykonują pracę dla więcej niż jednego pracodawcy.

Pierwsza umowa o pracę

Co z pracownikiem zatrudnionym na pierwszą umowę o pracę u danego pracodawcy? Otóż tutaj należy wyliczać dni urlopowe proporcjonalnie do przepracowanego przez niego czasu w tej firmie.

Pracownik ten uzyskuje prawo do urlopu z każdym przepracowanym miesiącem kalendarzowym w wysokości 1/12 wymiaru urlopu, który przysługiwałby mu za cały rok (20 lub 26 dni).

Przykład: Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu. Zaczął pracę z dniem 1 czerwca. We wrześniu ma on prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik przepracuje u danego pracodawcy do końca roku kalendarzowego (nawet zaczynając pracę w grudniu), to od 1 stycznia następnego roku nabywa z góry cały wymiar urlopowy.

Zatrudnienie w trakcie roku

Nie jest niczym niespotykanym, że pracownicy zmieniają miejsce pracy w trakcie roku.

Wiąże się to jednak z koniecznością wyliczenia jego urlopu u poprzedniego pracodawcy oraz obecnego. Zasadą jest, że łączny wymiar urlopu wypoczynkowego w poprzedniej i aktualnej pracy musi być równy urlopowi przysługującemu pracownikowi w danym roku.

Pracownik powinien wykorzystać u poprzedniego pracodawcy urlop wypoczynkowy w wymiarze adekwatnym do przepracowanych miesięcy.

Dla przykładu, jeżeli przepracował tam do końca czerwca, a przysługiwało mu 26 dni w ciągu roku, to powinien on wykorzystać 13 dni urlopu.

U kolejnego pracodawcy z kolei pracownik jest uprawniony do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego lub proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego (tj. 26/12 lub 20/12).

Jeżeli jednak pracownik wykorzysta większą liczbę dni urlopowych niż przysługująca mu proporcjonalnie do dnia rozwiązania umowy o pracę, nowy pracodawca powinien to uwzględnić w swoim planie urlopowym (w praktyce – odjąć mu już wykorzystane nadmiarowe dni urlopu z przysługującej puli).

Zatrudnienie u więcej niż jednego pracodawcy

Jeżeli pracownik pozostaje jednocześnie w więcej niż jednym stosunku pracy, do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo i wymiar urlopu, wlicza się okres zatrudnienia równolegle trwającego w części przypadającej przed dniem nawiązania kolejnego stosunku pracy.

Nie sumuje się zatem okresów pracy wykonywanej jednocześnie.

Niepełny wymiar czasu pracy

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy takiego pracownika.

Co oznacza, że w przypadku gdy pracownik pracuje na 1/2 etatu, a jego wymiar pracy przy etacie pełnym wynosiłby 26 dni, wówczas przysługuje mu 13 dni urlopowych.

Dodatkowo Kodeks pracy przewiduje nieco inne zasady wyliczania dni urlopowych dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze (zasady ogólne zostały opisane niżej).

W tym wypadku urlop wypoczynkowy liczony jest godzinowo. Pracownik zatrudniony na 1/4 etatu, któremu w pełnym wymiarze czasu pracy przysługuje 26 dni, ma prawo do 52 godzin płatnego urlopu wypoczynkowego.

Jednocześnie urlop powinien obejmować cały dzień pracy. Pamiętać tutaj trzeba, że przy niepełnym etacie pracownik może pracować np. 4 godziny codziennie, lub 8 godzin, ale tylko w niektóre dni.

Udzielenie urlopu na część dnia jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, w którym ma być udzielony urlop.

Urlop wypoczynkowy – jak powinien być udzielany?

Na mocy art. 152 KP pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jednocześnie ustawodawca uznał, iż pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Oznacza to, że każdy pracownik powinien wykorzystać w ciągu roku cały należny mu wymiar urlopowy. Urlopu udziela się na pisemny wniosek pracownika.

Urlop wypoczynkowy jest udzielany w dniach, które dla pracownika są dniami pracy w wymiarze godzinowym. Jeden dzień przy pełnym etacie wynosi 8 godzin. Przy 20 dniach jest 160 godzin urlopu rocznie, przy 26 dniach – 208 godzin rocznie.

Urlop wypoczynkowy jest płatny i co do zasady powinien być nieprzerwany. Można go podzielić, jeżeli pracownik złoży stosowny wniosek. Jednocześnie co najmniej jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Wnioski pracowników nie są jednak wiążące i pracodawca może ustalić je odmiennie od preferencji pracowników. Plan urlopów nie obejmuje urlopu na żądanie.

Możliwe jest przesunięcie terminu urlopu, jeżeli pracownik złoży o to wniosek i umotywuje go ważnymi przyczynami. Takie przesunięcie dopuszczalne jest także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym

Co do zasady pracownik powinien wykorzystać cały przysługujący mu urlop w danym roku kalendarzowym. Nie jest jednak rzadkością, że osoby zatrudnione nie korzystają ze swoich uprawnień w sposób przewidziany przez KP.

Prawodawca przewidział jednak taką sytuację i wskazał, że pracownik, który w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał całości przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, nie traci do niego prawa.

Jak wskazuje art. 168 KP, urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopowym należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Pracownik nie ma prawa wykorzystania zaległego urlopu bez zgody pracodawcy, nawet jeżeli został przekroczony termin jego udzielenia. Co istotne, rozpoczęcie urlopu zaległego w dniu 30 września uważa się za zachowanie terminu.

Jednocześnie pracodawca jest uprawniony do udzielenia pracownikowi zaległego urlopu, nawet jeżeli pracownik nie wyrazi na to zgody. Jest to bowiem nie tylko prawo pracownika, ale również jego obowiązek. Pracownik nie może wobec tego żądać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – musi go odbyć do wskazanej wyżej daty.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego