Nikt nie powinien być karany bez uprzedniego sprawiedliwego procesu. To samo tyczy się pracowników. Mimo iż pracodawca nie jest sędzią i może zupełnie nie znać się na procedurze związanej z wyrokowaniem, to i tak powinien dążyć do jak najlepszego poznania rzeczywistego stanu faktycznego sprawy.

Aby to było możliwe, najpierw powinien zapoznać się z wersją wydarzenia przedstawionego przez „sprawcę”.

Wysłuchanie pracownika jest bardzo ważne, bowiem bez tego nałożenie jakiejkolwiek sankcji jest działaniem bezprawnym, niezależnie czy mówimy tu o upomnieniu, czy karze pieniężnej.

Odpowiedzialność pracownika za naruszenia

Pracownik jest obowiązany do starannego wykonywania powierzonych mu zadań. Jeżeli nie będzie przykładał się do swojej pracy, może ponieść tego negatywne konsekwencje.

Prawo pracy daje bowiem pracodawcy uprawnienie do nakładania kar porządkowych oraz finansowych.

Mówimy tu o „uprawnieniu”, nie zaś obowiązku. Wszystko zależy tutaj bowiem od nastawienia pracodawcy oraz jego oceny zachowania sprawcy.

Wobec jednego działania przełożony może przejść obojętnie, podczas gdy przy innym podobnym, uzna, że granica została przekroczona.

Pracodawca nie powinien jednak podchodzić do tego zbyt swobodnie, bowiem ukaranie jednego pracownika, a pozostawienie w spokoju innego, przy podobnym kalibrze wykroczenia oznacza przejaw dyskryminacji, a za to z kolei może odpowiedzieć sam pracodawca.

Rodzaj kar oraz przesłanek ich nałożenia zostały określone w art. 108 KP. Zgodnie z § 1 pracodawca może stosować omawiane sankcje, jeżeli dojdzie do nieprzestrzegania przez pracownika:

• ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy;
• przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;
• przepisów przeciwpożarowych;
• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy;
• usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W tych przypadkach pracodawca może nałożyć na pracownika karę:

• upomnienia;
• nagany

Dodatkowo w przypadku nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.

Ważne! Zwolnienie dyscyplinarne nie jest karą porządkową, nie podlega ono pod omawiane w tym artykule zasady.

Wysłuchanie pracownika obowiązkiem pracodawcy

Wysłuchanie pracownika jest czynnością obligatoryjną, jeżeli pracodawca zamierza wystosować wobec niego karę porządkową.

Nawet ewidentny udział w wykroczeniu może mieć różne podłoża. Dlatego też pracownik powinien mieć możliwość przedstawienia swojego punku widzenia na sprawę oraz poprzeć to stosownymi dowodami.

Istotne jest, aby wysłuchanie pracownika miało miejsce jeszcze przed podjęciem decyzji o ukaraniu. W praktyce ciężko to wyegzekwować bowiem pracodawca może w pierwszej kolejności przygotować sobie pismo informujące pracownika o nałożeniu na niego kary, a dopiero następnie wezwać go w celu wysłuchania.

Jednakże, zanim wysłuchanie się nie zakończy, nie można nałożyć sankcji w sposób „formalny”.

Jak wskazał Sąd Najwyższy, instytucja „wysłuchania pracownika” ma na celu realizowanie funkcji ochronnej prawa pracy i nie może być sprowadzona wyłącznie do formalności.

Jeśli powyższy warunek nie został spełniony przed zastosowaniem kary porządkowej, np. zastosowanie kary miało miejsce dwie godziny przed wysłuchaniem pracownika, to następuje naruszenie proceduralne będące przesłanką uchylenia wymierzonej kary.

W takim przypadku kwestia merytorycznej zasadności udzielonej kary nie ma istotnego znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy (por. wyrok SN z dnia 4 marca 1999 roku, sygn. akt: I PKN 605/98).

Wysłuchanie pracownika – jak je przeprowadzić?

Do wysłuchania pracownika kompetencje posiada pracodawca albo osoba uprawniona do wymierzania kar porządkowych.

Jednocześnie – jak uznał Sąd Najwyższy – nie narusza art. 109 § 2 wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej (por. wyrok SN z dnia 9 kwietnia 1998 roku, sygn. akt: I PKN 45/98).

Przepis KP regulujący instytucję wysłuchania pracownika nie tłumaczy, jak taka czynność ma wyglądać w praktyce.

Możliwa jest zatem zarówno forma ustna, jak i pisemna. Wskazuje się również, że aktualnie ze względu na często wykonywaną pracę na odległość, wysłuchanie może przyjąć również inną formę, np. telefoniczną czy za pomocą wideorejestratorów.

Jednocześnie pracodawca nie powinien ograniczać możliwości złożenia wyjaśnień w formie wybranej przez pracownika.

Jeżeli zatem będzie on chciał wyjaśnić sprawę ustnie, to pracodawca nie powinien zasłaniać się swoim wyborem formy pisemnej. W takim wypadku dojdzie bowiem do ograniczenia uprawnień pracownika.

Pobierz wzór wysłuchania

Czy złożenie wyjaśnień przez pracownika jest obowiązkiem?

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek wysłuchania pracownika. Jednocześnie nie robią tego samego z pracownikiem.

W jego przypadku jest to opcja. Może on skorzystać z uprawnienia i złożyć wyjaśnienia, a może tego nie robić. Może również np. ograniczyć się wyłącznie do złożenia wyjaśnień na piśmie i odmówić odpowiadania na ustne pytania pracodawcy.

Jak wskazał Sąd Najwyższy, pracodawca może skutecznie zastosować karę porządkową bez uprzedniego faktycznego wysłuchania pracownika, wówczas gdy ten nie wykorzystał w określonym miejscu i czasie możliwości uprzedniego wysłuchania bądź wybrał formę pisemną złożenia odpowiednich wyjaśnień (por. wyrok SN z dnia 16 czerwca 1999 roku, sygn. akt: I PKN 114/99).

Warto również podkreślić, że odmowa złożenia wyjaśnień nie może wpływać negatywnie na sytuacje pracownika.

Pracodawca nie może uzależniać nałożenia kary na pracownika od powyższego, tj. jeżeli pracownik złoży wyjaśnienia, to go nie ukarze, a jeżeli odmówi, to nałoży na niego określoną sankcję.

Takie działanie uderza w prawa pracownicze i samo w sobie jest pozbawione obiektywizmu przy podejmowaniu decyzji.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego