W funkcjonowaniu każdej firmy zdarzają się nieobecności pracowników. Wynika to zarówno z planowanych wydarzeń takich jak urlop czy wyjazd służbowy, jak i nieprzewidzianych sytuacji, takich jak choroba.

Wyzwaniem może być zapewnienie ciągłości pracy. Wymaga to współpracy pracodawcy z pozostałymi pracownikami.

Co trzeba wiedzieć o powierzeniu pracy innego pracownika

Na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. Sytuacja komplikuje się w przypadku nieobecności jednego z pracowników.

Rozwiązaniem, które często się praktykuje jest przydzielenie obowiązków osoby nieobecnej innym pracownikom.

Jest to najbardziej ekonomiczny i najprostszy sposób na zapewnienie ciągłości pracy, szczególnie w czasie urlopów.

Warto pamiętać, że takie zadania powinny być zgodne z uprawnieniami i kompetencjami pracowników.

Powierzenie pracownikom obowiązków przekraczających ich kwalifikacje może prowadzić do błędów lub problemów prawnych.

Aby uniknąć takich sytuacji, wiele firm wychodzi z założenia, że warto zatrudniać co najmniej dwie osoby na kluczowe stanowiska.

Dzięki temu mogą się wzajemnie zastępować w czasie nieobecności spowodowanych urlopem lub chorobą.

Choć takie podejście jest skuteczne, może wiązać się z koniecznością pracy w godzinach nadliczbowych. A to może przyczynić się do powstania dodatkowych kosztów dla pracodawcy.

Zastępowanie nieobecnego pracownika a Kodeks pracy

Zgodnie z prawem pracy pracodawca może zlecić wykonywanie obowiązków nieobecnego pracownika innemu zatrudnionemu. Wynika to z uregulowań zawartych w artykule 42 Kodeksu pracy.

Zgodnie z nimi pracownik, który zastępuje współpracownika może realizować zlecone mu zadania przez maksymalnie trzy miesiące w ciągu roku kalendarzowego.

Trzeba zaznaczyć, że Kodeks pracy nie określa konkretnej formy, w jakiej powinno nastąpić powierzenie obowiązków. W związku z tym, polecenie służbowe dotyczące przeniesienia pracownika do innej pracy może być wydane ustnie.

Sam pracownik jest zobowiązany do wykonania takiego ustnego polecenia, o ile jest ono zgodne z obowiązującą umową o pracę oraz jego umiejętnościami.

Czy zawsze potrzebna jest umowa na zastępstwo

Zgodnie z artykułem 42 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo zlecić pracownikowi wykonywanie innej pracy niż ta, która została określona w umowie o pracę. Może mieć to miejsce jedynie w sytuacjach uzasadnionych potrzebami pracodawcy i nie może trwać dłużej niż 3 miesiące w danym roku kalendarzowym.

W tej sytuacji nie jest konieczne wypowiadanie dotychczasowych warunków pracy i wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że zlecenie innej pracy nie może prowadzić do obniżenia wynagrodzenia i musi być zgodne z kwalifikacjami pracownika.

Zdarza się, że nieobecność danego pracownika ma charakter długotrwały. W takich sytuacjach zastąpienie pracownika może stanowić wyzwanie. Wówczas warto rozważyć zatrudnienie nowej osoby, która jest zatrudniana na podstawie umowy o pracę na zastępstwo.

Taka umowa stanowi szczególny rodzaj umowy o pracę. Co do zasady jest to umowa zawierana jest na czas określony.

Kluczowym elementem takiej umowy jest wskazanie daty jej zakończenia, która przypada na dzień powrotu pracownika, który jest zastępowany.

Należy podkreślić, że umowa na zastępstwo nie podlega żadnym czasowym ani ilościowym ograniczeniom w zakresie zawierania umów na czas określony.

W związku z tym, pracodawca ma możliwość przedłużenia istniejącej umowy lub zawarcia nowej umowy na zastępstwo bez obaw, że przekształci się ona w umowę na czas nieokreślony. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy nieobecność pracownika, który jest zastępowany się przedłuża.

Umowa o pracę na zastępstwo jest rozwiązaniem stosowanym w sytuacjach dłuższej nieobecności pracowników, takich jak urlopy macierzyńskie czy zwolnienia lekarskie. Można ją podpisać również w przypadku innych uzasadnionych nieobecności. Natomiast rzadko wykorzystuje się ją przy krótszych nieobecności, takich jak wakacyjne urlopy.

Kolejnym rozwiązaniem w sytuacji dłuższej nieobecności pracownika to skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej, której zadaniem jest wyszukanie odpowiednich nowych pracowników na czas nieobecności obecnych.

Wiąże się to z większym nakładem finansowym i wieloma formalnościami. Pracodawca pokrywa nie tylko koszty usług agencji, która przeprowadza cały proces rekrutacji, ale również zapewnia odpowiednie wynagrodzenie tymczasowemu pracownikowi.

Wśród zalet takiego rozwiązania można wymienić oszczędność czasu i zasobów, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji nowego pracownika.

Zastępstwo na czas urlopu

Zgodnie z artykułem 152 Kodeksu pracy, każdy zatrudniony ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, z którego nie może zrezygnować. Natomiast znalezienie kogoś na zastępstwo w czasie nieobecności nie leży w zakresie obowiązków pracownika, to pracodawca jest odpowiedzialny za organizację pracy.

Zgodnie z artykułem 94 pkt 2 Kodeksu pracy to pracodawca zapewnia ciągłość pracy.

Dlatego to przełożony jest odpowiedzialny za wyznaczenie zastępstwa dla pracownika. Co więcej, pracodawca nie ma prawa uzależniać przyznania urlopu od zobowiązania innego pracownika do przejęcia obowiązków nieobecnego.

Na co dzień przyjęło się – w szczególności w środowisku biurowym – że zadania osoby na urlopie są rozdzielane pomiędzy pracowników, którzy wykonują analogiczne lub zbliżone obowiązki.

W tym miejscu należy wspomnieć, że w Kodeksie pracy nie znajdziemy uregulowań dotyczących dodatkowego wynagrodzenia za zastępstwo w pracy.

W praktyce oznacza to, że pracownicy, którzy przejmują obowiązki podczas urlopu współpracownika, nie otrzymają wyższej pensji.

Zastępowanie pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim

Nieobecność pracownika spowodowana zwolnieniem lekarskim może przyczynić się do zakłócenia stałego harmonogramu pracy.

W rezultacie może to postawić pracodawcę w trudnym położeniu. Wyzwaniem będzie zarządzenie pracą pozostałych osób z zespołu.

W tym wypadku często niezbędne jest wprowadzenie zmian w grafiku. Takie działanie pozwoli zapewnić ciągłość pracy. Konieczne okazuje się powierzenie obowiązków nieobecnego pracownika innym współpracownikom lub zespołom.

To z kolei może stanowić wyzwanie w kwestii dostosowania grafiku do wymogów Kodeksu pracy i może wiązać się z koniecznością ustanowienia nadgodzin czy zwiększeniem kosztów związanych z pracownikami.

Kluczowe jest to, aby w takim przypadku umiejętnie planować harmonogram pracy. Ważne jest aby nie doszło do sytuacji, w której przepisy prawa zostałyby naruszone. Trzeba także unikać nadmiernego obciążenia pracowników dodatkowymi zadaniami.

Czy pracownik może odmówić pracodawcy zastępstwa nieobecnej osoby

W przypadku, gdy jeden z pracowników jest na zwolnieniu lekarskim, pracodawca ma możliwość zatrudnienia kogoś z zewnątrz na czas nieobecności tego pracownika lub zlecenia jego obowiązków innemu zatrudnionemu pracownikowi.

W takiej sytuacji pracownik, który dostaje polecenie służbowe dotyczące wykonania dodatkowych zadań, nie ma prawa odmówić, chyba że polecenie to narusza przepisy prawa lub umowę o pracę tego pracownika.

Pracownik jest zobowiązany do realizacji polecenia służbowego, które obejmuje przydzielenie dodatkowych obowiązków mieszczących się w zakresie jego umiejętności.

W związku z tym, osoba zatrudniona na tym samym lub pokrewnym stanowisku może zastąpić kolegę z pracy, pod warunkiem, że dysponuje odpowiednią wiedzą i kwalifikacjami.

Pracodawca powinien rozważyć, czy pracownik nadal jest w stanie skutecznie realizować swoje obowiązki w świetle nowych zadań.

Ważne jest także, aby mieć na uwadze, że dodatkowe obowiązki często wiążą się z pracą w nadgodzinach, za którą pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie dodatkowe.

W sytuacji, gdy dodatkowe obowiązki, które wykraczają poza ustalone w umowie warunki pracy, zostaną powierzone na okres przekraczający 3 miesiące, konieczne jest zawarcie porozumienia zmieniającego.

Takie porozumienie musi być wyraźnie zaakceptowane przez pracownika, a zmiany w nim zawarte stają się obowiązujące od wskazanej daty.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistę Jakuba Chmieleckiego